3.2.1  建立和打開文檔

在Word下輸入的內(nèi)容稱為文檔，存到盤上則稱為文檔文件，擴(kuò)展名為.doc。用戶可以建立新文檔或者打開已有的文檔，然后向其中輸入內(nèi)容和進(jìn)行編輯，完成之后應(yīng)將文檔存盤。

1. 建立新文檔

操作步驟如下：

第一步：?jiǎn)螕粑募安藛巍敝械摹靶陆ā泵睿蛘咧苯訂螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫诘陌粹o ，則會(huì)彈出“新建”對(duì)話框，如下圖3.3所示；

圖3.3  “新建”對(duì)話框

第二步：如果要建立一個(gè)新的空白文檔，單擊“常用”標(biāo)簽下面的“空文檔”圖標(biāo)；

第三步：最后，單擊“確定”按鈕，就可以建立新文檔。

2. 打開舊文檔

如果要對(duì)磁盤上的某個(gè)文檔進(jìn)行修改，應(yīng)該首先打開它，下面給出三種打開方法。

方法一、

第一步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛沃械摹按蜷_”命令，彈出“打開”對(duì)話框，。如圖3.4所示；

圖3.4  “打開”對(duì)話框

    第二步：通過該對(duì)話框中的“查找范圍”下拉列表和“查找范圍”下面的列表框選擇文件所在驅(qū)動(dòng)器、文件夾以及文件名，在“文件類型”框中指定文件類型，默認(rèn)為“Word文檔”類型；

第三步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，就可以打開指定的文檔。

方法二、

第一步：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫诘陌粹o  ，會(huì)彈出“打開”對(duì)話框（如方法一所示）；

    第二步：通過該對(duì)話框中的“查找范圍”下拉列表和“查找范圍”下面的列表框選擇文件所在驅(qū)動(dòng)器、文件夾以及文件名，在“文件類型”框中指定文件類型，默認(rèn)為“Word文檔”類型；

第三步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，就可以打開指定的文檔。

方法三、

第一步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛?，在菜單底部列出最近使用過的文檔名稱；

第二步：?jiǎn)螕裟闼栉臋n名稱，就可以打開該文檔。

在Word 2000中如果要想在查看文檔時(shí)不修改文檔，Word允許以只讀方式打開文檔。只要在“打開”對(duì)話框中選中要打開的文檔，單擊“打開”按鈕右邊的下三角按鈕，從彈出的菜單中選擇“以只讀方式打開”命令即可。要以副本方式打開文檔，選擇“以副本方式打開”命令。以副本方式打開時(shí)，對(duì)副本所做的修改不會(huì)影響它的源文檔。

在打開或者建立新文檔之后，就可以輸入文本和插入表格、圖片了。文本區(qū)的插入點(diǎn)是信息的輸入位置。輸入文字時(shí)，若超過邊界則自動(dòng)換行，無(wú)需按回車鍵；只有在開始新段落、建立空行或短行時(shí)才需要按回車鍵。如果輸入有錯(cuò)，就按Backspace或者Delete鍵來(lái)分別刪除插入點(diǎn)兩邊的字符。

1. 插入和改寫

Word 2000中有兩種鍵入模式：

·             插入模式：鍵入的文字從插入點(diǎn)插入到文本中，插入點(diǎn)后面的文字隨之向后移動(dòng)。

·             改寫模式：插入點(diǎn)隨鍵入的文字向后移動(dòng)，并且覆蓋掉后面已有的文字。

設(shè)定鍵入模式的方法

·             反復(fù)按Ins 鍵，可在兩種模式間切換。

·             用鼠標(biāo)反復(fù)雙擊狀態(tài)欄(窗口底部狀態(tài)欄右側(cè))上的“改寫”兩字，可以轉(zhuǎn)換鍵入模式，當(dāng)“改寫”兩字呈黑色時(shí)，表示處于改寫狀態(tài)。

·             選擇“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，選定“編輯”標(biāo)簽（圖3.5所示）。選定或清除“改寫模式”選項(xiàng)，單擊確定按鈕。

圖3.5

2. 輸入中英文

輸入中文要在中文輸入模式下進(jìn)行。進(jìn)入中文輸入模式的方法是：

第一步：?jiǎn)螕羝聊挥蚁陆堑妮斎敕ㄖ甘酒? ，屏幕上會(huì)出現(xiàn)選擇輸入法的菜單(如圖3.6所示)。

    第二步：?jiǎn)螕羲幂斎敕ǎ蜁?huì)出現(xiàn)輸入法用戶界面。比如選擇“全拼輸入法”，就會(huì)出現(xiàn) “全拼”輸入法用戶界面 。

當(dāng)然輸入英文要在英文模式下進(jìn)行。在輸入法用戶界面中，從左邊數(shù)第一個(gè)按鈕為中英文切換按鈕。單擊該按鈕，可以實(shí)現(xiàn)中英文之間的切換。也可以用Ctrl ＋ Space 鍵實(shí)現(xiàn)中英文切換。

圖3.6  輸入法菜單

輸入的文本應(yīng)以文件形式存到磁盤上。

1. 要存盤的文檔是沒有存過盤的新文檔

第一步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蔚摹氨４妗被蛘摺傲泶鏋椤保蛘邌螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫诘陌粹o  ，將會(huì)彈出“另存為”對(duì)話框（如下圖3.7所示）

圖3.7 “另存為”對(duì)話框

第二步：通過“保存位置”列表中選擇文件將要保存到哪個(gè)驅(qū)動(dòng)器、文件夾；

第三步：在“文件名”文本框中輸入文件名；在“保存類型”框中指定文件格式為“Word文檔”格式。

第四步：?jiǎn)螕簟氨４妗卑粹o，就可以將文檔保存。

2. 要存盤的文檔是已存過盤的舊文檔，且希望以舊文件名存盤時(shí)，

則需要執(zhí)行“文件”菜單的“保存”命令（或者單擊  ），這時(shí)，新的文件內(nèi)容就覆蓋舊文件內(nèi)容。

3. 設(shè)置密碼。

如果所編輯的文檔是機(jī)密文件，不希望無(wú)關(guān)人員查看，則可以給文檔設(shè)置“打開權(quán)限密碼”；如果所編輯的文檔允許別人查看，但禁止修改，可以給文檔加一個(gè)“修改權(quán)限密碼”。

（1）設(shè)置密碼

第一步：?jiǎn)螕舨藛螜诘摹肮ぞ摺薄?/span>

第二步：?jiǎn)螕簟斑x項(xiàng)”命令。

第三步：選擇“保存”標(biāo)簽。

第四步：輸入“打開權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”。

第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

第六步：再次輸入相同的密碼。

第七步：?jiǎn)螕簟按_定”。

第八步：?jiǎn)螕簟氨４妗卑粹o后，密碼生效。

（2）取消密碼

第一步：打開文檔，輸入正確的密碼。

第二步：按上述操作打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。

第三步：刪除密碼欄中代表密碼的“*”號(hào)。

第四步：?jiǎn)螕簟按_定”。

第五步：?jiǎn)螕簟氨４妗卑粹o。

1. 選定文本

對(duì)文本進(jìn)行編輯或排版操作之前，應(yīng)首先選定施加操作的文本，操作僅對(duì)選定文本有效。

（1）使用鼠標(biāo)

若要選定一英文單詞，則雙擊該單詞。

若要選定一行，則單擊該行的選定欄。

若要選定連續(xù)多行，則在選定欄從起始選定行開始拖動(dòng)鼠標(biāo)到結(jié)尾行。

若要選定一個(gè)句子，則按住Ctrl 鍵，單擊該句任一位置。

若要選定一個(gè)段落，則雙擊該段落的選定欄，或者在該段落任一位置三擊鼠標(biāo)。

若要選定多個(gè)相鄰段落，則在選定欄雙擊起始段落并拖動(dòng)鼠標(biāo)到結(jié)尾段落。

若要選定任意數(shù)量相鄰文本，則從要選定的文本起始位置開始拖動(dòng)鼠標(biāo)到要選定的文本結(jié)尾?；蛘?，單擊要選定內(nèi)容起始位置，按住Shift 鍵后，再單擊要選定位置的結(jié)尾處。

若要選定整個(gè)文本，則在選定欄任一位置三擊鼠標(biāo)，或執(zhí)行“編輯”菜單的“全選”命令。

    若要選定一豎列文本塊，則按住Alt 鍵，然后向下拖動(dòng)鼠標(biāo)，拖過的部分被選中。

（2）使用鍵盤

首先將插入點(diǎn)移至要選定文本的起始位置，然后按住Shift、Ctrl 和方向鍵確定要選至何處。

    Shift ＋ →             向右選定一個(gè)字符。

    Shift ＋ ←             向左選定一個(gè)字符。

    Shift ＋ ↑             選定至上一行相應(yīng)位置。

    Shift ＋ ↓             選定至下一行相應(yīng)位置。

Shift ＋ Home           選定至行首。

    Shift ＋ End            選定至行尾。

    Shift ＋ PageUp         選定至上屏。

    Shift ＋ PageDown       選定至下屏。

    Ctrl ＋ Shift ＋ ↑     選定至段首。

    Ctrl ＋ Shift ＋ ↓     選定至段尾。

    Ctrl ＋ Shift ＋ Home   選定至整個(gè)文本首處。

     Ctrl ＋ Shift ＋ End    選定至整個(gè)文本尾處。

（3）取消選定

方法一、若取消部分選定，則單擊選定文本之外任一位置；若取消全部選定，則單擊選定文本內(nèi)任意位置。

方法二、按鍵盤的任何方向鍵。

2. 移動(dòng)和復(fù)制文本

（1）使用鼠標(biāo)移動(dòng)和復(fù)制

選定要移動(dòng)或復(fù)制的文本，然后將鼠標(biāo)移到選定文本之內(nèi)，鼠標(biāo)指針變成搬移形狀。按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)到新位置，放開鼠標(biāo)，則將選定文本移到新位置。如果按住Ctrl鍵后再拖動(dòng)鼠標(biāo)，則將選定文本復(fù)制到新位置。

（2）使用剪貼板移動(dòng)和復(fù)制

    操作步驟如下：

    第一步：選定要移動(dòng)或復(fù)制的文本后，在選定文本上擊右鍵，彈出“文本快捷”菜單。

    第二步：?jiǎn)螕舨藛沃械摹凹羟小焙汀皬?fù)制”命令（單擊“常用”工具欄中的“剪切”和“復(fù)制”按鈕）。如果要移動(dòng)文本，則執(zhí)行剪切操作，將選定文本在剪貼板中作備份，并刪除選定文本；如果要復(fù)制文本，則執(zhí)行復(fù)制操作，將選定文本在剪貼板作備份。

第三步：移動(dòng)插入點(diǎn)到所需位置。執(zhí)行“編輯”菜單或“文本快捷”菜單的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕，將剪貼板中的內(nèi)容插入到插入點(diǎn)處，實(shí)現(xiàn)文本移動(dòng)或復(fù)制。

3. 刪除文本   

①若要?jiǎng)h除插入點(diǎn)前面的一個(gè)字符，則按Backspace 鍵。

    ②若要?jiǎng)h除插入點(diǎn)后面的一個(gè)字符，則按Delete 鍵。

③若要?jiǎng)h除插入點(diǎn)前面的單詞，則按Ctrl＋Backspace 組合鍵。

④若要?jiǎng)h除插入點(diǎn)后面的單詞，則按Ctrl＋Delete 組合鍵。

⑤若要?jiǎng)h除選定文本，則按Delete 鍵或執(zhí)行“編輯”菜單的“清除”命令。

4. 撤消和重復(fù)操作

撤消和重復(fù)是兩個(gè)相反的動(dòng)作。

單擊“常用”工具欄的“撤消”按鈕 ，或執(zhí)行“編輯”菜單的“撤消”命令，都可以取消上一步操作。

單擊“常用”工具欄的“恢復(fù)”按鈕 ，或執(zhí)行“編輯”菜單的“重復(fù)”命令，都可以恢復(fù)到執(zhí)行撤消操作前的狀態(tài)，即取消已做的撤消操作。

“編輯”菜單中的“撤消”命令與用戶最近完成的操作有關(guān)。如果剛剛刪除了文本，則“編輯”菜單上會(huì)出現(xiàn)“撤消清除”命令，選擇該命令可以恢復(fù)剛被刪除的文本。

在Word 2000中，不但可以撤消和恢復(fù)上一次的操作，還可以撤消和恢復(fù)最近進(jìn)行的多次操作。

5. 查找文本

查找是從文本中找出指定的內(nèi)容，操作步驟如下：

    第一步：執(zhí)行“編輯”菜單的“查找”命令，彈出“查找和替換”對(duì)話框，如圖3.8所示。并打開“查找”選項(xiàng)卡。

圖3.8 “查找”對(duì)話框

    第二步：在“查找內(nèi)容”中輸入要查找的內(nèi)容，或者單擊列表箭頭，從Word保存的最近做過的四個(gè)查找內(nèi)容中選擇。

    第三步：?jiǎn)螕簟八阉鞣秶笨虻牧斜砑^，選擇搜索范圍。有以下三種搜索范圍。

    “向上”從插入點(diǎn)位置開始向前搜索到文本開頭。如果已選定了文本，則在選定文本中從后向前搜索。

    “向下”從插入點(diǎn)開始向后搜索到文本末尾。如果已選定了文本，則在選定文本中從前向后搜索。

    “全部”搜索整個(gè)文本。

    第四步：?jiǎn)螕簟安檎蚁乱粋€(gè)”按鈕，開始查找指定內(nèi)容出現(xiàn)的第一個(gè)位置，找到的內(nèi)容反顯。如果要繼續(xù)查找指定內(nèi)容出現(xiàn)的第二個(gè)位置，再次單擊“查找下一個(gè)”按鈕，依次類推。

    重復(fù)以上各步可查找其它內(nèi)容。

    單擊“取消”按鈕退出查找。

    根據(jù)需要選擇以下復(fù)選框：

    “同音”查找出發(fā)音相同的所有單詞。例如，要查找SUN，可查找到SUN和SON。

    “查找單詞的各種形式”查找單詞的所有形式（復(fù)數(shù)、過去時(shí)、現(xiàn)在時(shí)等）。

    “區(qū)分大小寫”認(rèn)為大寫和小寫字母不同。例如認(rèn)為WORD與word不同，否則認(rèn)為相同。

    “區(qū)分全半角”認(rèn)為全角字符與半角字符不同。否則，不考慮全角和半角問題。

    “全字匹配”將查找內(nèi)容當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的單詞查找。否則，只要在文本中出現(xiàn)所查內(nèi)容即算找到。

“模式匹配”可以在“查找內(nèi)容”框中使用操作符和表達(dá)式以進(jìn)行高級(jí)搜索。如在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)鍵入“天*學(xué)”，表示查找以“天”字開頭，以“學(xué)”字結(jié)尾的任何文本。再如查找內(nèi)容為“天？學(xué)”，表示查找以“天”開頭、中間為任一字符、以“學(xué)”結(jié)尾的文本。

6. 替換文本

替換文本是把文本中某些內(nèi)容替換成另外內(nèi)容，操作步驟如下：

    第一步：執(zhí)行“編輯”菜單的“替換”命令，或在“查找”對(duì)話框中單擊“替換”按鈕，彈出“替換”對(duì)話框(如圖3.9所示)；

圖3.9 “替換”對(duì)話框

    第二步：在“查找內(nèi)容”文本框中鍵入要替換的內(nèi)容；

    第三步：在“替換為”文本框中鍵入替換內(nèi)容，或從列表中選擇替換內(nèi)容；

    第四步：設(shè)置“搜索范圍”；

    第五步：設(shè)置格式；

    第六步：設(shè)置四個(gè)復(fù)選框；

    第七步：如果要將所有指定內(nèi)容用新內(nèi)容替換，則單擊“全部替換”按鈕，如果要邊查邊替換，則單擊“查找下一個(gè)”按鈕，找到后，若需要替換，則單擊“替換”按鈕；

    第八步：重復(fù)以上步驟可繼續(xù)新的查找與替換；

           單擊“取消”按鈕結(jié)束替換操作。

7. 使用自動(dòng)更正功能

在輸入文本時(shí)，如果經(jīng)常輸錯(cuò)某些文本，可使用自動(dòng)更正功能，讓 Word改錯(cuò)。設(shè)置自動(dòng)更正方法如下：

    第一步：執(zhí)行“工具”菜單的“自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框(如圖3.10所示)，

圖3.10 “自動(dòng)更正”對(duì)話框

    第二步：在“鍵入”文本框中輸入錯(cuò)誤內(nèi)容，在“替換為”文本框中輸入正確內(nèi)容。

    第三步：?jiǎn)螕簟疤砑印卑粹o，把新設(shè)置的更正詞條添加到自動(dòng)更正詞條列表中。

    第四步：根據(jù)需要選擇以下復(fù)選框。

    “鍵入時(shí)自動(dòng)替換”：根據(jù)自動(dòng)更正中的詞條列表自動(dòng)替換錯(cuò)誤。

    “更正連續(xù)兩個(gè)大寫字母”：當(dāng)輸入前兩個(gè)字母均為大寫的單詞時(shí)，只保留第1個(gè)為大寫，其余改為小寫。

“日期大寫”將輸入的小寫星期改為首字母大寫。例如，將sunday改成Sunday。

“句首字母大寫”：將一個(gè)英語(yǔ)句子的第一個(gè)字母改為大寫。

“更正誤按Caps lock 鍵產(chǎn)生的大小寫錯(cuò)誤”：改變由于錯(cuò)誤地使用了Caps lock 鍵而造成的鍵入錯(cuò)誤。

   第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

    利用這一方法還可以把經(jīng)常輸入的長(zhǎng)文本用短文本代替。使用自動(dòng)更正的方法是首先輸入自動(dòng)更正詞條，然后按空格鍵，Word則用詞條的替換內(nèi)容代替輸入內(nèi)容。

8. 多窗口編輯

單擊“窗口”選擇“拆分”命令可以將一個(gè)文檔窗口拆分為上下2個(gè)窗口。對(duì)于較大的文檔使用此技術(shù)進(jìn)行編輯比較方便。

9. 顯示非打印字符

非打印字符是專用的格式化字符，只能顯示不能打印，用于顯示文檔內(nèi)不可見字符，如段落標(biāo)記、空格和制表符等。通過單擊“常用”工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕 可以顯示或者隱藏所有的非打印字符。顯示非打印字符可以幫助用戶查看是否存在多余的空格，或者是否用空格代替了制表符等。

如果需要指定Word 2000顯示或隱藏非打印字符，則執(zhí)行下列操作：

第一步：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛蔚摹斑x項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。

第二步：?jiǎn)螕簟耙晥D”標(biāo)簽，顯示“視圖”對(duì)話框。

第三步：選擇或清除“格式標(biāo)記”欄中要顯示或隱藏的字符。

輸入、編輯文檔后，要對(duì)文檔的格式進(jìn)行設(shè)計(jì)。文檔格式包括字符格式、段落格式和頁(yè)面格式等。

1. 字符格式

字符是漢字、字母、空格、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和其它符號(hào)的總稱。Word將字符分成中文、英文、國(guó)際通用符號(hào)三類。字符格式是指字符的外觀，包括字體、大小、間距、字形及顏色等。Word中有默認(rèn)的字符格式，用戶也可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)字符格式。

（1）字體  字體是字符的形狀。Word中字體分中文字體、英文字體和國(guó)際通用字體。中文Windows提供的中文字體有宋體、黑體、楷體、仿宋、隸書和幼圓等，用戶除了可以直接使用這些字體以外，也可以使用任何外掛字體。

（2）字體大小  同一字體有多種大小。字體大小有磅和號(hào)兩種單位。中文Windows提供的中文字體大小按號(hào)分為八號(hào)、七號(hào)、小六、六號(hào)、小五、五號(hào)、小四、四號(hào)、小三、三號(hào)、小二、二號(hào)、小一、一號(hào)和初號(hào)。也可以按磅值指定字體大小，磅值從1到1638。表3.1給出磅與號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

表3.1  中文字號(hào)與磅值對(duì)照表

（3）字形  同一字體有不同的字形。字形有常規(guī)、斜體、粗體、粗斜體，默認(rèn)是常規(guī)字形。

（4）字符修飾  文字的修飾功能包括添加下劃線、設(shè)置顏色、上標(biāo)、下標(biāo)、陰影等效果。

2. 使用格式工具欄編排字符格式

圖3.11為“格式”工具欄中用于設(shè)置字符格式的按鈕。圖3.12為“其他格式”工具欄。單擊“格式”工具欄最右邊的按鈕，可以打開或關(guān)閉“其它格式”工具欄。

圖3.11  字符格式按鈕

圖3.12 “其他格式”工具欄

    使用這兩個(gè)工具欄對(duì)文檔進(jìn)行格式設(shè)置，應(yīng)遵守先選后做的原則。首先選定待編排的文本，然后單擊所需按鈕，下面說明圖3.11和圖3.12中標(biāo)出的下拉列表框和按鈕的功能和使用方法。

（1）“字體”框    單擊右側(cè)向下箭頭，出現(xiàn)字體列表，從中選擇所需字體。

(2)“字號(hào)”框    用于按中文字號(hào)或磅值設(shè)置字體大小。單擊列表箭頭，出現(xiàn)字體大小列表，從中選擇一種，或者直接鍵入磅值。

（3）“粗體”按鈕    將字符設(shè)置為粗體。

（4）“斜體”按鈕    將字符設(shè)置為斜體。

（5）“下劃線”按鈕   給字符加下畫線。

（6）“字符邊框”按鈕   給字符加邊框。

（7）“字符底紋”按鈕    給字符加底紋。

（8）“字符縮放”按鈕   用來(lái)放大或縮小字符。單擊它，Word自動(dòng)按事先選定的比例縮放文字寬度，默認(rèn)比例是200%，也可以單擊它的列表箭頭，從列出的縮放比例中選擇。

（9）“突出顯示”按鈕    用來(lái)改變字符的背景顏色。單擊它，則自動(dòng)按事先選定的背景色顯示選定文字，默認(rèn)色為黑色。也可以單擊它的列表箭頭，出現(xiàn)顏色列表，從中選擇。

（10）“著重號(hào)”按鈕   用來(lái)在字符下方加圓點(diǎn)以示強(qiáng)調(diào)。

（11）“雙刪除線”按鈕    用來(lái)在字符上加雙刪除線。

（12）“拼音指南”按鈕    可給選定的文本添加拼音。

（13）“合并字符”按鈕    可將選定的多個(gè)字或字符（最多為6個(gè)漢字）組合成為一個(gè)字符。

（14）“帶圈字符”按鈕    可給輸入的字符添加圈號(hào)。

“格式”工具欄各按鈕均為開關(guān)按鈕。單擊某按鈕，則字符設(shè)置成相應(yīng)格式；再單擊該按鈕，則取消相應(yīng)格式。

3. 使用命令編排字符格式

使用“格式”工具欄可以進(jìn)行一般格式設(shè)置，使用命令可以進(jìn)行更細(xì)致的格式設(shè)置，待選定要編排格式的文本后，執(zhí)行“格式”菜單的“字體”命令，彈出“字體”對(duì)話框，如圖3.13所示。

圖3.13“字體”對(duì)話框

“字體”標(biāo)簽用于指定字體、字體大小、字形、顏色等?！白址g距”標(biāo)簽用于指定字符間距、字符位置等，下面分別說明。

（1）“字體”標(biāo)簽

    “字體”標(biāo)簽如圖3.13所示。

l         分別在“中文字體”、“英文字體”、“國(guó)際通用字體”框中為選定文本中的中文、英文和國(guó)際通用符號(hào)選擇字體。字體名稱左側(cè)帶有雙T字母為True  Type字體；帶有打印機(jī)圖標(biāo)的字體為打印機(jī)字體；不帶任何圖標(biāo)的字體為屏幕字體。True  Type字體可以在任何圖形打印機(jī)上打印，使用該字體可確保屏幕顯示的與打印在紙上的一樣，即所見即所得。打印機(jī)字體供打印機(jī)使用。屏幕字體只為屏幕顯示使用，打印時(shí)需用打印機(jī)字體，只有當(dāng)兩種字體完全一樣時(shí)，才能實(shí)現(xiàn)所見即所得。

l         在“字形”列表框中選擇字形。

l         在“大小”框中選擇字體大小或直接鍵入磅值，也可以鍵入以厘米、線、英寸等為單位的字體，這時(shí)應(yīng)鍵入單位，例如0.8厘米或0.8cm。

l         在“下劃線”框內(nèi)選擇下劃線類型，若選擇“無(wú)”，表示不加下劃線或取消原有下劃線。

l         在“效果”各復(fù)選框內(nèi)可選中或取消以下項(xiàng)目。

“刪除線”在字符中部畫一條線，表示刪除該字符。

“上標(biāo)”將字符作為上標(biāo)。

“下標(biāo)”將字符作為下標(biāo)。

    “隱藏”將字符隱藏。被隱藏的字符下有虛線，這些字符既不顯示也不打印。

    “小型大寫字母”將小寫字母轉(zhuǎn)換成小的大寫字母。

    “全部大寫字母”將小寫字母轉(zhuǎn)換成大寫字母。

l         在“著重號(hào)”框中選擇著重號(hào)種類。若選擇“無(wú)”，表示無(wú)著重號(hào)或取消原有著重號(hào)。

l         在“顏色”框中選擇字符顏色，默認(rèn)是黑色。若選擇“自動(dòng)”類型，則使用Windows設(shè)置的窗口文本顏色，默認(rèn)也為黑色。

設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕。

（2）“字符間距”標(biāo)簽

   “字符間距”標(biāo)簽如圖3.14所示。

圖3.14 “字符間距”標(biāo)簽

l         在“字符間距”框中選擇字符間距類型，然后，在“磅值”框中指定字距。供選擇的字間距類型有以下幾種：

   “標(biāo)準(zhǔn)”根據(jù)打印機(jī)決定字距，這是默認(rèn)字距類型。

   “加寬”給定字距磅值越大，字符之間離得越遠(yuǎn)，默認(rèn)字距為3磅。

   “緊縮”給定字距磅值越大，字符之間離得越近，默認(rèn)字距為1.75磅。

l         在“位置”框中選擇字符位置類型，當(dāng)選擇“提升”或“降低”時(shí)，需在“磅值”框內(nèi)指定升、降具體值，“標(biāo)準(zhǔn)”類型表示字符出現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)位置上。

l         在“縮放”框內(nèi)指定字符的橫向縮放比例。

設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕。

（3）“文字效果”標(biāo)簽

“文字效果”標(biāo)簽如圖3.15所示

圖3.15  “文字效果”標(biāo)簽

在制作演示文檔或交互式文檔時(shí)經(jīng)常需要加入動(dòng)態(tài)效果，以引人注目。設(shè)置動(dòng)態(tài)文字效果時(shí)在“動(dòng)態(tài)效果”列表框中有7個(gè)選項(xiàng)，單擊所需的選項(xiàng)，便可在“預(yù)覽”區(qū)中看到設(shè)置的動(dòng)態(tài)效果。單擊“確定”按鈕即可。

4. 首字下沉

在報(bào)紙雜志上經(jīng)?？吹揭欢挝淖珠_頭的第一個(gè)字被放大并占據(jù)2行或3行，其他字符在它的右方。這就是首字下沉的例子。要?jiǎng)?chuàng)建首字下沉，其操作步驟如下：

第一步：將插入點(diǎn)放到要設(shè)置首字下沉的段落中。

第二步：選擇“格式”菜單的“首字下沉”命令，會(huì)出現(xiàn)如圖3.16所示的“首字下沉”對(duì)話框。

圖3.16  “首字下沉”對(duì)話框

第三步：在“位置”選項(xiàng)組中選擇所需的格式類型：“下沉”或“懸掛”。

第四步：在“字體”下拉列表中指定首字的字體。

第五步：在“下沉行數(shù)”文本框中指定首字的高度占多少行。

第六步：在“距正文”文本框中指定首字的高度占多少行。

第七步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，即可按照所需的要求設(shè)置段落首字。

5. 復(fù)制或刪除字符格式

（1）復(fù)制字符格式

文本中許多字符的格式都要求一致。使用字符格式復(fù)制功能可將某一部分文字的格式復(fù)制給其它字符。如果上一步操作是字符格式設(shè)置時(shí)，使用“編輯”菜單中的“重復(fù)”命令（Ctrl +Y ）可以立刻將剛設(shè)置的格式復(fù)制到所選文本。也可以使用格式刷，其操作步驟如下：

    第一步：選定已編排好字符格式的源文字塊；

    第二步：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫诘摹案袷剿ⅰ卑粹o ，鼠標(biāo)指針變成刷子形狀，拖動(dòng)鼠標(biāo)選定要復(fù)制格式的目標(biāo)文字塊，放開鼠標(biāo)完成復(fù)制；

    第三步：若將選定格式復(fù)制到多處文字塊上，則雙擊“格式刷”按鈕，拖動(dòng)鼠標(biāo)選定第一個(gè)要復(fù)制格式的目標(biāo)文字塊，放開鼠標(biāo)，再拖動(dòng)鼠標(biāo)選定第二個(gè)目標(biāo)文字塊，以此類推；

第四步：再單擊“格式刷”按鈕或者按Esc 鍵，可退出字符格式復(fù)制狀態(tài)，鼠標(biāo)指針恢復(fù)成原狀。

（2）刪除字符格式

只刪除格式不刪除文本是常用操作，Word2000的格式化命令、按鈕和快捷鍵都有打開和關(guān)閉格式的作用。例如選定字符并單擊“加粗”按鈕，可使字符變成加粗格式；再次選定該字符并單擊“加粗”按鈕，可取消字符的加粗格式。如果用戶對(duì)某些文字進(jìn)行多種格式的設(shè)置，要想一次刪除設(shè)置的所有字符格式，可以先選定這些文本，然后按Ctrl +Shift +Z 鍵即可。

6. 顯示格式信息

若要了解某字符的格式，操作步驟如下：

    第一步：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谥械摹皫椭卑粹o，或按Shift ＋ F1 組合鍵，此時(shí)，鼠標(biāo)指針變成帶問號(hào)形狀；

    第二步：?jiǎn)螕粢@示格式的字符，該字符的格式信息和所在段落的格式信息被顯示出來(lái)；

    第三步：重復(fù)第二步，可顯示其它字符的格式信息；

第四步：再次單擊“幫助”按鈕或按Esc 鍵結(jié)束格式顯示狀態(tài)。

1. 段落與段落標(biāo)記

段落是由任意數(shù)量的文字、圖形、對(duì)象和其它項(xiàng)目構(gòu)成的自然段，以回車鍵結(jié)束。

當(dāng)輸入文本時(shí)，按一次回車鍵便生成一個(gè)段落標(biāo)記，產(chǎn)生一個(gè)新段落。在整個(gè)文本的結(jié)尾處也有一個(gè)段落標(biāo)記。單擊“常用”工具欄的“顯示／隱藏”按鈕 ，可以顯示或隱藏段落標(biāo)記等不可打印的標(biāo)記字符。

    段落標(biāo)記不僅標(biāo)志一個(gè)段落的結(jié)尾，而且保存著該段落的格式信息。如果刪除某段的段落標(biāo)記，則該段落和下個(gè)段落合并為一個(gè)段落。

2. 段落格式

    段落格式是段落的外觀，包括行距、段落間距、段落的對(duì)齊格式、段落縮進(jìn)、段落換行與分頁(yè)、制表位、段落修飾等。說明如下：

（1）行間距與段落間距

    行間距是指段落中各行文字之間的距離。段間距是指段落與它前后相鄰段落之間的距離。

（2）段落縮進(jìn)

    在紙上書寫文字時(shí)，往往在紙的四周留出一空白距離，稱為頁(yè)邊距，它是正文與紙張邊緣的距離。段落縮進(jìn)是段落文字的邊界相對(duì)于左、右頁(yè)邊距的距離，利用縮進(jìn)，可以使文本中某一段落相對(duì)于其它段落偏移一定的距離。段落縮進(jìn)有以下四種格式：

l         “左縮進(jìn)”   段落左邊界與左頁(yè)邊距保持一定距離。

l         “右縮進(jìn)”   段落右邊界與右頁(yè)邊距保持一定距離。

l         “首行縮進(jìn)” 段落第一行第一個(gè)字符縮進(jìn)一定距離。習(xí)慣上縮進(jìn)一至二個(gè)字。

l         “懸掛縮進(jìn)” 將段落中第一行以后的各行（除第一行以外）逐一按指定距離右移，使段落左邊界形成階梯形狀。

（3）段落對(duì)齊

    段落對(duì)齊是指段落中的文字按照什么方式排列。有以下5種對(duì)齊格式：

l         “左對(duì)齊”   將段落每行左端對(duì)齊，右端可能參差不齊。

l         “右對(duì)齊”   將段落每行右端對(duì)齊。

l         “居中對(duì)齊” 將段落的每一行放在段落寬度的中心位置，一般用于標(biāo)題。

l         “兩端對(duì)齊” 使段落中除最后一行文本外，其他行文本的左右兩端分別向左右邊界對(duì)齊。這是Word默認(rèn)的對(duì)齊格式。

l         “分布對(duì)齊” 使段落每行的文字均勻分布在每行中。分布對(duì)齊也稱分散對(duì)齊。

（4）制表位

    Word中的每個(gè)段落可以設(shè)置和調(diào)整制表位。利用制表位可以將文字或數(shù)據(jù)對(duì)齊。

（5）段落格式的其它修飾

可以在段落前加上項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)，使文章結(jié)構(gòu)清晰，還可以使段落首字下沉，對(duì)段落進(jìn)行分欄編排，為段落添加框線與底紋等。

可以利用工具欄、標(biāo)尺和命令設(shè)置段落格式。設(shè)置的段落格式僅對(duì)選定的段落起作用。如果沒有選定段落，設(shè)置的段落格式將對(duì)插入點(diǎn)所在的段落起作用。

3. 使用工具欄編排段落格式

“格式”工具欄

上圖標(biāo)出“格式”工具欄中與段落格式相關(guān)的工具按鈕。它們的功能和使用方法如下：

（1）“兩端對(duì)齊”按鈕   將選定段落設(shè)置成兩端對(duì)齊。

（2）“居中”按鈕        設(shè)置居中對(duì)齊格式。

（3）“右對(duì)齊”按鈕        設(shè)置右對(duì)齊格式。

（4）“分散對(duì)齊”按鈕      設(shè)置分布對(duì)齊。

（5）“編號(hào)”按鈕          在選定段落前面自動(dòng)加上編號(hào)或取消編號(hào)。

（6）“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕      在選定段落前面加上某種符號(hào)或取消符號(hào)。

（7）“減小縮進(jìn)量”按鈕    將選定段落的左縮進(jìn)量減少到前一個(gè)制表位位置。

（8）“增加縮迸量”按鈕    將選定段落的左縮進(jìn)量增加到下一個(gè)制表位位置。

4. 使用命令編排段落格式

使用工具欄只能粗略地編排段落格式，使用命令可以細(xì)致地編排段落格式。

（1）編排段落縮進(jìn)和間距

    執(zhí)行“格式”菜單“段落”命令，彈出“段落”對(duì)話框，選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，如圖3.17所示。

圖3.17  “段落”對(duì)話框

    設(shè)置步驟如下：

    第一步：設(shè)置段落縮進(jìn)。在“縮進(jìn)”欄的“左”和“右”文本框內(nèi)選擇或鍵入縮進(jìn)量，默認(rèn)單位是厘米，也可以是英寸（in）、磅（pt）等。例如，設(shè)置左縮進(jìn)為2cm，右縮迸為1英寸。

    第二步：可以在“左”文本框內(nèi)鍵入“2”、“2厘米”或“2cm”，在“右”文本框內(nèi)鍵入“1英寸”或“1in”。

    第三步：設(shè)置首行縮進(jìn)或懸掛式縮進(jìn)。在“特殊格式”下拉列表中進(jìn)行選擇。若選擇“無(wú)”，表示取消已設(shè)置的縮進(jìn)格式；若選擇“首行縮進(jìn)”或“懸掛縮進(jìn)”，要在“磅值”框內(nèi)鍵入或選擇縮進(jìn)量。默認(rèn)單位是磅。

    第四步：設(shè)置段間距。在“間距”欄的“段前”和“段后”框內(nèi)選擇或鍵入段落之前和段落之后的空白距離。

    第五步：設(shè)置行間距。在“行距”框內(nèi)鍵入或選擇行距類型。

    “單倍行距”   以行內(nèi)最大字體的高度為行距。這是默認(rèn)行距。

    “1.5倍行距” 行距為單倍行距的1.5倍。

    “2倍行距”   行距為單倍行距的2倍。

    “最小值”     以可容納行內(nèi)最大字體或圖形的最小距離為行距。

    “固定值”     行距為固定值，由用戶決定，所有行距都相等。

    “多倍行距”   行距為單倍行距的倍數(shù)，默認(rèn)倍數(shù)是3。

     說明：使用后三種行距類型還需在“設(shè)置值”框內(nèi)指定具體數(shù)值。

    第六步：設(shè)置對(duì)齊方式。在“對(duì)齊方式”框內(nèi)選擇或鍵入所需的對(duì)齊方式，具體有“兩端對(duì)齊”、“左對(duì)齊”、“居中”、“右對(duì)齊”、“分布”5種。

（2）換行與分頁(yè)

    該項(xiàng)內(nèi)容用于對(duì)正文排列做更細(xì)致的要求。選擇“段落”對(duì)話框中的“換行與分頁(yè)”標(biāo)簽（如圖3.18所示），根據(jù)需要設(shè)置以下復(fù)選框。

圖3.18  “換行與分頁(yè)”標(biāo)簽

l         “孤行控制”   段落的最后一行不要打印在頁(yè)的頂端，段落的第一行不要打印在頁(yè)的底端。Word將把把上一頁(yè)的最后一行移到下一頁(yè)，或把下一頁(yè)的第一行移到上一頁(yè)。

l         “段中不分頁(yè)” 選中該復(fù)選框，可以避免在段中分頁(yè)。這樣如果一個(gè)段落在一頁(yè)顯示不下，則會(huì)自動(dòng)全部移到下一頁(yè)。

l         “與下段同頁(yè)” 選定的段落與它的下個(gè)段落打印在同一頁(yè)中，中間不換頁(yè)，以防止標(biāo)題被單獨(dú)放在一頁(yè)的底部。

l         “段前分頁(yè)”   在段落前插入一個(gè)分頁(yè)符，即該段打印在新的頁(yè)上。

l         “取消行號(hào)”   指定是保留原來(lái)的行號(hào)，還是取消原來(lái)行號(hào)，以便重新編號(hào)。

l       “取消斷字”   設(shè)置或取消行未自動(dòng)斷字功能。

（3）編排段落體裁

①用“格式”菜單中的“段落”命令

    該項(xiàng)內(nèi)容用于設(shè)置換行規(guī)則、字符行間距、文字豎向?qū)R格式。在“段落”對(duì)話框中選擇“中文版式”標(biāo)簽，如圖3.19所示。

圖3.19 “其他”標(biāo)簽

    編排步驟如下:

    第一步：在“換行”框中設(shè)置換行規(guī)則。

    第二步：在“字符間距”欄中設(shè)置字符間距。

第三步：在“文字對(duì)齊方式”框中設(shè)置每行文字在垂直方向的對(duì)齊格式。

②用鼠標(biāo)托動(dòng)標(biāo)尺上的縮進(jìn)標(biāo)記

在普通視圖和頁(yè)面視圖下，文檔窗口中顯示一水平標(biāo)尺。拖動(dòng)標(biāo)尺上的縮進(jìn)標(biāo)記可調(diào)整段落格式。如圖所示。

（1）首行縮進(jìn)標(biāo)記：控制段落第一行第一個(gè)字符的起始位置。拖動(dòng)它可以設(shè)置首行縮進(jìn)的格式。

（2）懸掛縮進(jìn)標(biāo)記：控制除段落第一行外的其余各行起始位置，且不影響第一行。拖動(dòng)它可實(shí)現(xiàn)懸掛縮進(jìn)。

（3）左縮進(jìn)標(biāo)記：控制整個(gè)段落的左縮進(jìn)位置。拖動(dòng)它可以設(shè)置段落的左邊界，托動(dòng)時(shí)首行縮進(jìn)標(biāo)記和懸掛縮進(jìn)標(biāo)記一起拖動(dòng)。

（4）右縮進(jìn)標(biāo)記：控制整個(gè)段落的右縮進(jìn)位置。拖動(dòng)它可以設(shè)置段落的右邊界。

    設(shè)置步驟如下:

    第一步：選定要設(shè)置左右邊界的段落。

    第二步：拖動(dòng)首行縮進(jìn)標(biāo)記到所需的位置，設(shè)定首行縮進(jìn)。

    第三步：拖動(dòng)左縮進(jìn)標(biāo)記到所需的位置，設(shè)定左邊界。

    第四步：拖動(dòng)右縮進(jìn)標(biāo)記到所需的位置，設(shè)定右邊界。

    第五步：拖動(dòng)左縮進(jìn)標(biāo)記到所需的位置，設(shè)定左邊界。

（4）編排制表位

①使用標(biāo)尺設(shè)置制表位

在水平標(biāo)尺左端有一制表位對(duì)齊方式按鈕，不斷單擊它可以循環(huán)出現(xiàn)：左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊和豎線等5個(gè)制表符，可以單擊選中它。

操作步驟如下：

    第一步：將插入點(diǎn)置于要編排制表位的段落。

    第二步：?jiǎn)螕羲綐?biāo)尺左端的制表位對(duì)齊方式按鈕，選定一種制表符。

    第三步：?jiǎn)螕羲綐?biāo)尺上要設(shè)置制表位的地方。此時(shí)在該位置上出現(xiàn)選定的制表符圖標(biāo)。

    第四步：重復(fù)第二、三步可以完成制表位設(shè)置工作。

    第五步：可以拖動(dòng)水平標(biāo)尺上的制表符標(biāo)并調(diào)整其位置。如果拖動(dòng)的同時(shí)按住Alt鍵，則可以看到精確的位置數(shù)據(jù)。

    設(shè)置好制表符位置后，當(dāng)按Tab 鍵時(shí)插入點(diǎn)都將移到所設(shè)置的下一制表位上。如果想取消制表位的設(shè)置，只要往下拖動(dòng)水平標(biāo)尺上的制表符圖標(biāo)離開水平標(biāo)尺即可。

②使用“格式”菜單中的“制表位”命令設(shè)置制表位

操作步驟如下：

    第一步：將插入點(diǎn)置于要編排制表位的段落。

    第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“制表位”命令，或者在“段落”對(duì)話框中單擊“制表位”按鈕，或者雙擊水平標(biāo)尺上的任意制表位標(biāo)記，都可打開“制表位”對(duì)話框，如圖3.20所示。

圖3.20 “制表位”對(duì)話框

    第三步：在“制表位位置”列表框中列出了段落原有自定義制表位。若要修改選定制表位的位置，則在“制表位位置”文本框內(nèi)鍵入新的位置值。若要?jiǎng)h除選定制表位，單擊“清除”按鈕，若要?jiǎng)h除所有制表位，則單擊“全部刪除”按鈕。若要增加制表位，直接在“制表位位置”文本框內(nèi)鍵入要設(shè)置制表位的位置值。

    第四步：?jiǎn)螕簟皩?duì)齊方式”欄中某個(gè)按鈕，可為選中或增加的制表位選擇對(duì)齊方式。

    第五步：?jiǎn)螕簟扒皩?dǎo)字符”欄中的按鈕，可為選中或增加的制表位確定要添加的前導(dǎo)字符?？梢赃x擇無(wú)前導(dǎo)字符，也可以選擇點(diǎn)畫線、連字號(hào)畫線或下畫線作為前導(dǎo)字符。

    如果增加了新的制表位，需單擊“設(shè)置”按鈕，將新制表位加入到制表位列表框中。

    重復(fù)上述步驟，可以增加多個(gè)制表位，也可以修改多個(gè)制表位。

    如果要改變默認(rèn)制表位的間距，在“默認(rèn)制表位”框中鍵人或選擇新的間距，對(duì)于沒有重新編排制表位的段落，按照“默認(rèn)制表位”框中指定的間隔設(shè)置制表位。

    第六步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕退出。

圖3.21帶前導(dǎo)符的制表位應(yīng)用示例

（5）編排段落編號(hào)和項(xiàng)目符號(hào)

在文檔中，為了使相關(guān)的內(nèi)容醒目并且有序，經(jīng)常要用到項(xiàng)目符號(hào)列表和編號(hào)列表，項(xiàng)目符號(hào)列表用于強(qiáng)調(diào)一些特別重要的觀點(diǎn)或條目；編號(hào)列表用于逐步展開一個(gè)文檔的內(nèi)容，這種方式常用在書的目錄或文檔索引格式上。操作步驟如下：

第一步：選定要添加編號(hào)或符號(hào)的段落。

第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，彈出“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，如圖3.22所示。

圖3.22 “項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框

    第三步：在“項(xiàng)目符號(hào)”標(biāo)簽和“編號(hào)”標(biāo)簽中各顯示6種標(biāo)準(zhǔn)格式，可單擊進(jìn)行選擇。如果要自行設(shè)計(jì)格式，單擊“更改”按鈕，在更改對(duì)話框中設(shè)計(jì)。

第四步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕退出對(duì)話框。

（6）編排邊框和底紋

有時(shí)，為了增加效果，需要對(duì)文檔中的某段或某幾段添加邊框和底紋，將它們與文檔的其它內(nèi)容區(qū)分開來(lái)。操作步驟如下：

第一步：選定要設(shè)置邊框和底紋的段落。

第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對(duì)話框；若編排邊框，選擇“邊框”標(biāo)簽，如圖3.23所示。

圖3.23 “邊框”標(biāo)簽

第三步：?jiǎn)螕簟霸O(shè)置”框中某個(gè)按鈕，選擇邊框類型，“無(wú)”表示刪去邊框，“方框”表示添加矩形邊框，“陰影”表示添加帶陰影的邊框；“三維”表示添加有三維效果的邊框；若在“應(yīng)用范圍”下拉列表中選擇“段落”，則“選項(xiàng)”按鈕變?yōu)榭蛇x，單擊“選項(xiàng)”按鈕，出現(xiàn)“邊框和底紋選項(xiàng)”對(duì)話框，用戶可以在相應(yīng)的文本框中輸入正文與邊框之間的距離。

第四步：在“線型”框和“顏色”框中分別選擇框線類型和顏色。

第五步：若編排底紋，選擇“底紋”標(biāo)簽，如圖3.24所示。

圖3.24 “底紋”標(biāo)簽

若取消底紋，則選擇“無(wú)填充色”單選項(xiàng)，若添加底紋，則選擇“圖案”單選項(xiàng)，然后選擇底紋類型和顏色；

第六步：完成設(shè)置后，單擊“確定”按鈕。

頁(yè)面格式包括紙張大小、頁(yè)面方向、紙張來(lái)源、頁(yè)邊距、頁(yè)眉和頁(yè)腳等。

經(jīng)常使用的紙張有A4、A3、B5和16開等規(guī)格；

頁(yè)面方向有縱向和橫向兩種?？v向是指紙張長(zhǎng)度大于寬度，橫向指長(zhǎng)度小于寬度。

紙張來(lái)源是指手動(dòng)送紙、送紙盒送紙還是自動(dòng)。Word默認(rèn)的紙張大小是A4，頁(yè)面方向是縱向，紙張來(lái)源根據(jù)打印機(jī)不同而不同。

頁(yè)邊距是指頁(yè)面中的文本與紙張邊緣的距離，它決定頁(yè)面上整個(gè)正文區(qū)域的高度和寬度。頁(yè)面4個(gè)方向的頁(yè)邊距分別稱為左、右、上、下邊距。

頁(yè)眉是打印在每頁(yè)上頁(yè)邊距中的說明性信息，一般為文章標(biāo)題、日期等；頁(yè)腳是打印在每頁(yè)下頁(yè)邊距中的說明性信息，一般為書名、頁(yè)碼等。頁(yè)眉和頁(yè)腳可以是文字，也可以是圖形，或者兩者都有。

Word有默認(rèn)的頁(yè)面格式，用戶也可以根據(jù)需要編排頁(yè)面格式。

1. 設(shè)置紙型和頁(yè)面方向

默認(rèn)情況下，紙型是標(biāo)準(zhǔn)的A4紙，其寬度是210mm，高度是297mm，頁(yè)面方向?yàn)榭v向。通過“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框可以改變紙型和方向，其操作步驟如下：

    第一步：選定要設(shè)置紙張大小及頁(yè)面方向的文本；

    第二步：執(zhí)行“文件”菜單的“頁(yè)面設(shè)置”命令，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框；

    第三步：選擇“紙型”標(biāo)簽，如圖3.25所示；

圖3.25“紙張大小”對(duì)話框

    第四步：在“紙型”框中指定某種標(biāo)準(zhǔn)紙張尺寸。若自定義紙張大小，可在“寬度”和“高度”框中指定紙張尺寸；

    第五步：在“方向”框中選擇頁(yè)面方向；

    第六步：在“應(yīng)用于”框中指定使用上述設(shè)置的文本范圍；

第七步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕退出。

2. 設(shè)置紙張來(lái)源

    操作步驟如下：

    第一步：選定文本或定位插入點(diǎn)后，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“紙張來(lái)源”標(biāo)簽（如圖3.26所示）；

圖3.26 “紙張來(lái)源”對(duì)話框

    第二步：分別在對(duì)話框中的“首頁(yè)”和“其他頁(yè)”兩框中為第一頁(yè)和其余各頁(yè)指定紙張來(lái)源；

    第三步：在“應(yīng)用于”框中指定設(shè)置的應(yīng)用范圍；

第四步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕即可。

3. 設(shè)置頁(yè)邊距

打開一個(gè)新文檔時(shí)，Word默認(rèn)的設(shè)置為：左右頁(yè)邊距為3.17cm，上下頁(yè)邊距為2.54cm，無(wú)裝訂線。要精確設(shè)置頁(yè)過距可以使用命令或標(biāo)尺設(shè)置頁(yè)邊距。

（1）使用命令設(shè)置頁(yè)邊距

    操作步驟如下：

    第一步：選定文本或定位插入點(diǎn)后，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“頁(yè)邊距”標(biāo)簽，如圖3.27所。

圖3.27 “頁(yè)邊距”對(duì)話框

    第二步：在“上”、“下”、“左”、“右”四個(gè)文本框中指定頁(yè)邊距尺寸。

    第三步：如果要在紙張兩面打印文件，首先應(yīng)選擇“對(duì)稱頁(yè)邊距”復(fù)選框。這時(shí)“左”、“右”文本框變成“內(nèi)側(cè)”、“外側(cè)”文本框。四個(gè)文本框分別對(duì)應(yīng)上頁(yè)邊距、下頁(yè)邊距、內(nèi)側(cè)頁(yè)邊距和外側(cè)頁(yè)邊距。紙張正反兩面同一方向頁(yè)邊距相等。

    第四步：如果要預(yù)留裝訂空間，應(yīng)在“裝訂位置”文本框內(nèi)選擇或鍵入裝訂預(yù)留尺寸，并在“裝訂位置”框中選擇裝訂位置是在紙張頂部還是在左側(cè)。這時(shí)，帶有裝訂線的頁(yè)邊距為原有頁(yè)邊距加上裝訂預(yù)留尺寸。

    第五步：如果頁(yè)面上需包含頁(yè)眉和頁(yè)腳，可在“頁(yè)眉”和“頁(yè)腳”框中指定頁(yè)眉頂端距上頁(yè)邊界的距離和頁(yè)腳底部距下頁(yè)邊界的距離。

    第六步：在“應(yīng)用于”框中指定上述設(shè)置的應(yīng)用范圍。

    第七步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

（2）使用標(biāo)尺設(shè)置頁(yè)邊距

標(biāo)尺上灰色顯示和白色顯示的交界處表示頁(yè)邊距線。拖動(dòng)水平標(biāo)尺上的左頁(yè)邊距線和右頁(yè)邊距線可以快速調(diào)整左、右頁(yè)邊距。同樣，拖動(dòng)垂直標(biāo)尺上的上頁(yè)邊距線和下頁(yè)邊距線可以快速調(diào)整上、下頁(yè)邊距。

4. 設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳

在文檔中應(yīng)將每一頁(yè)都出現(xiàn)的相同內(nèi)容置于頁(yè)眉、頁(yè)腳中。例如，公司信簽上的公司名、公司的標(biāo)志圖形、頁(yè)號(hào)和文檔作者名等就可以放在頁(yè)眉或頁(yè)腳中。無(wú)論當(dāng)前處于哪種顯示視圖，只要選擇了有關(guān)頁(yè)眉、頁(yè)腳的命令，Word2000就會(huì)自動(dòng)將視圖切換到頁(yè)面視圖。

設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳主要包括頁(yè)眉和頁(yè)腳的創(chuàng)建、編輯、定位及刪除等操作。一般使用“視圖”菜單的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令進(jìn)行設(shè)置。

    方法是：執(zhí)行“視圖”菜單的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，Word自動(dòng)切換到頁(yè)面視圖方式，并進(jìn)入如圖3.28頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口。

圖3.28  頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口

“頁(yè)眉/頁(yè)腳”工具欄顯示在該編輯窗口中。頁(yè)眉區(qū)和頁(yè)腳區(qū)分別由虛線包圍，頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)中有插入點(diǎn)?？梢灾苯釉陧?yè)眉區(qū)輸入頁(yè)眉，在頁(yè)腳區(qū)輸入頁(yè)腳，也可以利用頁(yè)眉和頁(yè)腳工具欄編排頁(yè)眉和頁(yè)腳。

（1）頁(yè)眉/頁(yè)腳工具欄

圖4.26中的各按鈕功能和使用方法如下:

l         “切換頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕

    頁(yè)眉區(qū)和頁(yè)腳區(qū)不能同時(shí)出現(xiàn)，每次只出現(xiàn)一個(gè)，單擊該按鈕可進(jìn)行切換。

l         “前一個(gè)頁(yè)眉/頁(yè)腳”按鈕

    如果已將文本分成多節(jié)，單擊該按鈕，可以顯示前一節(jié)的頁(yè)眉或頁(yè)腳。

l         “下一個(gè)頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕

    單擊該按鈕，顯示下一節(jié)的頁(yè)眉或頁(yè)腳。

l         “插入頁(yè)碼”按鈕

用于在插入點(diǎn)所在的頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)中插入頁(yè)碼，即在每頁(yè)寫上頁(yè)碼。  

l         “插入日期”按鈕

用于在插入點(diǎn)所在頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)中插入計(jì)算機(jī)設(shè)置的日期。

l         “插入時(shí)間”按鈕

用于在頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)插入計(jì)算機(jī)設(shè)置的時(shí)間。

l         “頁(yè)面設(shè)置”按鈕

用于彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，該按鈕功能與執(zhí)行“文件”菜單的“頁(yè)面設(shè)置”命令相同。

l         “顯示／隱藏文檔正文”按鈕

這是開關(guān)按鈕，用于隱藏或弱亮度顯示正文。

l         “關(guān)閉”按鈕

用于關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口，并隱藏“頁(yè)眉/頁(yè)腳”工具欄。

（2）編排頁(yè)眉和頁(yè)腳的字符格式

可以像編排正文的字符格式一樣，對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳的字符格式進(jìn)行編排，如編排字體、字體大小、粗體、斜體和下畫線等字符格式。在編排之前，首先選定要編排的內(nèi)容，然后，使用“格式”工具欄或“字體”命令進(jìn)行編排。

（3）調(diào)整頁(yè)腳和頁(yè)眉的位置

調(diào)整頁(yè)眉和頁(yè)腳的位置包括調(diào)整水平位置和垂直位置。

頁(yè)眉和頁(yè)腳的水平位置有3種。一是置于頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)的中間位置；二是在頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)靠右頁(yè)邊距線對(duì)齊或靠左頁(yè)邊距線對(duì)齊；三是置于頁(yè)邊距線與頁(yè)邊緣之間。

頁(yè)眉的垂直位置是由頁(yè)眉到頁(yè)的上邊緣距離決定的，頁(yè)腳的垂直位置是由頁(yè)腳到頁(yè)的下邊緣的距離決定的。調(diào)整這兩個(gè)距離，便可調(diào)整頁(yè)眉和頁(yè)腳的垂直位置。

①調(diào)整頁(yè)眉和頁(yè)腳水平位置

操作步驟如下：

第一步：進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口；

第二步：通過“頁(yè)眉頁(yè)腳”工具欄中的“切換頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕、“前一個(gè)頁(yè)眉頁(yè)腳”按鈕、“下一個(gè)頁(yè)眉頁(yè)腳”按鈕找到要調(diào)整位置的頁(yè)眉或頁(yè)腳；

第三步：?jiǎn)螕簟案袷健惫ぞ邫谏系膶?duì)齊按鈕，可將頁(yè)眉或頁(yè)腳調(diào)整為左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中對(duì)齊或兩端對(duì)齊；

第四步：若使頁(yè)眉或頁(yè)腳位于左或右頁(yè)邊距線的外側(cè)，例如使頁(yè)眉或頁(yè)腳位于左頁(yè)邊距線左側(cè)1厘米，則需要設(shè)置負(fù)縮進(jìn)，方法是執(zhí)行“格式”菜單的“段落”命令，彈出“段落”對(duì)話框，選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，在“縮進(jìn)”欄下面的“左L”框中鍵入“-1”；

第五步：調(diào)整完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕。退出頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口。

②調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳垂直位置

操作步驟如下：

第一步：通過“頁(yè)眉/頁(yè)腳”工具欄或垂直滾動(dòng)條找到需調(diào)整位置的頁(yè)眉和頁(yè)腳；

第二步：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“頁(yè)邊距”標(biāo)簽；

第三步：在“距邊界”欄下的“頁(yè)眉”文本框指定頁(yè)眉頂端與頁(yè)上邊緣的距離，在“頁(yè)腳”文本框中指定頁(yè)腳底端與頁(yè)下邊緣的距離。

另外，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口后，在垂直標(biāo)尺上顯示頁(yè)眉頂端和底端邊界線以及頁(yè)腳頂端和底端邊界線，拖動(dòng)它們也可以調(diào)整頁(yè)眉和頁(yè)腳的垂直位置。

（4）刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳

操作步驟如下：

第一步：將插入點(diǎn)移到要?jiǎng)h除頁(yè)眉和頁(yè)腳的節(jié)中；

    第二步：進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口；

    第三步：選擇要?jiǎng)h除的頁(yè)眉和頁(yè)腳，然后按Delete 鍵；

第四步：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉頁(yè)腳”工具欄的“關(guān)閉”按鈕。

（5）創(chuàng)建奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳

    在Word中，可以給同一節(jié)各頁(yè)插入相同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，也可以給第一頁(yè)插入不同于其它頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，還可以給奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)插入不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。例如，在奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉插入書名和頁(yè)碼，在偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉插入章名和頁(yè)碼。

操作步驟如下：

    第一步：執(zhí)行“視圖”菜單的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，出現(xiàn)“頁(yè)眉/頁(yè)腳”工具欄；

    第二步：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉/頁(yè)腳”工具欄的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“版式”標(biāo)簽（圖3.29）；

圖3.29“版式”標(biāo)簽

    第三步：根據(jù)需要選擇“奇偶頁(yè)不同”復(fù)選框和“首頁(yè)不同”復(fù)選框；

    第四步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，返回到頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯窗口；

    第五步：將插入點(diǎn)移到文件第一頁(yè)的頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)，頁(yè)眉區(qū)和頁(yè)腳區(qū)左上角顯示“首頁(yè)不同”字樣。如果希望首頁(yè)沒有頁(yè)眉或頁(yè)腳，則不輸入任何內(nèi)容，使頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)為空即可；

    第六步：給偶數(shù)頁(yè)創(chuàng)建頁(yè)眉或頁(yè)腳，將插入點(diǎn)移到偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉區(qū)或頁(yè)腳區(qū)，在頁(yè)眉區(qū)和頁(yè)腳區(qū)左上角分別顯示“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”和“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)腳”字樣，然后輸入頁(yè)眉或頁(yè)腳，奇數(shù)頁(yè)的設(shè)置方法與此相同；

    第七步：設(shè)置完畢后，單擊“頁(yè)眉頁(yè)腳”工具欄的“關(guān)閉”按鈕。

應(yīng)注意，建立奇偶頁(yè)不同頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，如果不斷開節(jié)與節(jié)之間的頁(yè)眉和頁(yè)腳的鏈接關(guān)系，Word將整個(gè)文件應(yīng)用“奇偶頁(yè)不同”設(shè)置。

5. 添加頁(yè)碼

    如果只想在每頁(yè)中添加頁(yè)碼，則不必處理頁(yè)眉和頁(yè)腳，Word提供了一種非常簡(jiǎn)便的方法，操作方法如下：

    第一步：執(zhí)行“插入”菜單的“頁(yè)碼”命令，彈出“頁(yè)碼”對(duì)話框（如圖3.30所示）；

圖3.30 頁(yè)碼對(duì)話框

第二步：在“位置”框中指定頁(yè)碼放在頁(yè)面頂端還是頁(yè)面底端；

第三步：在“對(duì)齊方式”框中指定頁(yè)碼放在頁(yè)面頂端或頁(yè)面底端的什么位置，可以選擇“左”、“居中”、“右”、“內(nèi)側(cè)”或“外側(cè)”，其中“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”位置用于設(shè)置位置不同的奇、偶頁(yè)的頁(yè)碼；

第四步：如果首頁(yè)不打印頁(yè)碼，應(yīng)清除“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”復(fù)選框；

第五步：如果要改變頁(yè)碼格式，單擊“格式”按鈕，彈出“頁(yè)碼格式”對(duì)話框，在此指定頁(yè)碼格式，默認(rèn)頁(yè)碼的格式是1、2、3、……；

第六步：設(shè)置后單擊“確定”按鈕。

圖3.31  分欄效果圖

如圖3.31所示是將文本排成二欄的效果。在普通視圖下，文本按單欄顯示。只有在頁(yè)面視圖下才能查看分欄效果。

1. 創(chuàng)建分欄

在Word2000中，可以利用“其它格式”工具欄中的“分欄”按鈕 來(lái)快速建立寬度相同的欄。其操作步驟如下：

第一步：選擇“視圖”菜單中的“頁(yè)面”命令，切換到頁(yè)面視圖下。

第二步：將插入點(diǎn)定位在需要進(jìn)行分欄的節(jié)中，或者選定需要進(jìn)行分欄的正文或節(jié)。

第三步：選擇“視圖”菜單中的“工具欄”命令，從出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中選擇“其他格式”命令，以顯示“其他格式”工具欄。

第四步：?jiǎn)螕簟捌渌袷健惫ぞ邫谥械摹胺謾凇卑粹o ，在該按鈕的下方顯示出一個(gè)含有4個(gè)欄的示意窗口，如圖3.32所示。

圖 3.32   拖動(dòng)鼠標(biāo)指針選定欄數(shù)

第五步：按住鼠標(biāo)左鍵向右拖動(dòng)選定所需的欄數(shù)，鼠標(biāo)指針?biāo)?jīng)過的欄被加亮顯示，表示要?jiǎng)?chuàng)建的欄數(shù)。如所需的欄數(shù)多于4欄，應(yīng)按住鼠標(biāo)左鍵繼續(xù)向右拖動(dòng)鼠標(biāo)。

第六步：松開鼠標(biāo)左鍵，Word完成分欄。

2. 創(chuàng)建寬度不同的欄

可以利用“分欄”對(duì)話框來(lái)建立寬度不同的欄，其操作步驟如下：

    第一步：切換到頁(yè)面視圖方式；

    第二步：全部文本分欄執(zhí)行“編輯”菜單的“全選”命令選定全部文本；部分文本分欄選定部分文本；

    第三步：執(zhí)行“格式”菜單的“分欄”命令，彈出“分欄”對(duì)話框（如圖3.33所示）

圖3.33 “分欄”對(duì)話框

    第四步：在“欄數(shù)”文本框中鍵入或選擇欄數(shù)；

    第五步：要使各欄寬度不等，應(yīng)清除“欄寬相等”復(fù)選框；

    第六步：在“欄寬”和“間距”文本框中鍵入或選擇各欄的寬度和間距；

    如果要在各欄之間插入縱向分隔線，則選擇“分隔線”復(fù)選框；

    如果要快速設(shè)置分欄格式，可單擊“預(yù)設(shè)”框中的某個(gè)按鈕，其中第一個(gè)按鈕用于取消分欄；            

第七步：設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕。

Word允許用“普通”、“頁(yè)面”、“大綱”、“web版式”、“主控”、“全屏顯示”以及“打印預(yù)覽”視圖查看文檔。

1. 普通視圖

單擊“普通視圖”按鈕 ，或執(zhí)行“視圖”菜單的“普通”命令都可以切換到“普通視圖”下。普通視圖是Word的默認(rèn)視圖模式。在此模式下，用戶可以看到字體、字號(hào)、字形及行距等格式，可以進(jìn)行輸入、編輯和排版操作，但沒有頁(yè)眉和頁(yè)腳的顯示，不能看到文檔的實(shí)際打印效果。

2. 頁(yè)面視圖

單擊“頁(yè)面視圖”按鈕 ，或者執(zhí)行“視圖”菜單的“頁(yè)面”命令，都可進(jìn)入頁(yè)面視圖方式。在此方式下，顯示的效果與打印效果相同?？梢钥吹巾?yè)面邊界、圖文框、頁(yè)眉、頁(yè)腳、腳注等的正確位置，可以對(duì)文檔進(jìn)行編輯和排版，可以用鼠標(biāo)改變圖文框的大小和位置，可以在屏幕上直接編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳。

3. 大綱視圖

寫文章總要寫一個(gè)大綱，目的是組織思路和構(gòu)造文章的結(jié)構(gòu)。在Word中，用戶可以創(chuàng)建一個(gè)大綱，然后將文本內(nèi)容填入其中。想看文本內(nèi)容時(shí)，切換到普通視圖；想看文本結(jié)構(gòu)時(shí)，切換到大綱視圖。

4. Web版式視圖

Web版式視圖是專門用來(lái)創(chuàng)作Web頁(yè)的視圖形式。在此視圖中，文檔的顯示就像在Web瀏覽器中看到的一樣。在Web版式視圖中，用戶可以看到Web文檔的背景，而且文檔將自動(dòng)換行以適應(yīng)窗口的大小。在默認(rèn)情況下，Web版式視圖包括一個(gè)可調(diào)的查找窗口，稱為“文檔結(jié)構(gòu)圖”，可以顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖。如果一開始沒有出現(xiàn)“文檔結(jié)構(gòu)圖”，到“視圖”菜單中將“文檔結(jié)構(gòu)圖”選中即可。單擊文檔的任意一個(gè)大綱主題，即可顯示文檔的相應(yīng)部分。

5. 全屏顯示視圖

執(zhí)行“視圖”菜單的“全屏顯示”命令，便進(jìn)入全屏幕顯示視圖。在該視圖下，整個(gè)屏幕為顯示編輯文檔所用，工具欄、菜單欄、滾動(dòng)條、標(biāo)尺、狀態(tài)欄等屏幕構(gòu)件都被隱藏起來(lái)，僅保留“全屏”工具按鈕，用于退出全屏顯示視圖。

在該視圖下，用戶可以輸入和編輯文本，也可以通過按鍵執(zhí)行命令，例如，按A1t ＋F 鍵可以將“文件”下拉菜單打開。

如果要退出全屏顯示視圖，返回到原來(lái)的視圖狀態(tài)，可單擊“全屏”工具按鈕，也可以按A1t ＋V 鍵打開“視圖”菜單，從中選擇“全屏顯示”命令。

6. 縮放顯示文檔

在Word中，可以放大顯示文檔，也可以縮小顯示文檔?？墒褂谩俺Ｓ谩惫ぞ邫诘摹帮@示比例”按鈕或者執(zhí)行“視圖”菜單的“顯示比例”命令進(jìn)行縮放。

（1）使用工具按鈕

單擊“常用”工具欄“顯示比例”的列表箭頭，從下拉列表選擇顯示比例。下拉列表中顯示比例的多少和內(nèi)容取決于當(dāng)前處在什么視圖方式下。在普通視圖或大綱視圖方式下，顯示比例有10％、25％、50％、75％、100％、150％、200％以及“頁(yè)寬”。在頁(yè)面視圖下，列出的顯示比例還增加了“整頁(yè)”和“雙頁(yè)”。

（2）使用命令

    執(zhí)行“視圖”菜單的“顯示比例”命令，出現(xiàn)“顯示比例”對(duì)話框，如圖3.34所示。

圖3.34 “顯示比例”對(duì)話框

“顯示比例”中有六個(gè)選項(xiàng)。在普通視圖和大綱視圖下，“整頁(yè)”和“多頁(yè)”不可選，如果該欄給出的三個(gè)顯示比例中沒有所需要的，可以在“百分比”文本框中指定10％～200％之間任一縮放比例。

    “頁(yè)寬”用于縮小或放大顯示內(nèi)容，以使頁(yè)面左右邊界能在屏幕上顯示出來(lái)。

    “整頁(yè)”用于縮小或放大顯示的內(nèi)容，以確保整頁(yè)完全落在文檔窗口之內(nèi)。如果文檔為橫向打印，為了看到頁(yè)面上所有內(nèi)容，可以選擇此項(xiàng)。該選項(xiàng)必須處于頁(yè)面視圖方式或打印預(yù)覽方式下才可選。

    “多頁(yè)”用于在屏幕上顯示多頁(yè)文檔，利用該選項(xiàng)下面的顯示器圖標(biāo)可確定顯示的頁(yè)數(shù)。單擊顯示器目標(biāo)，便出現(xiàn)網(wǎng)格，可以單擊并拖動(dòng)這個(gè)網(wǎng)格確認(rèn)顯示的頁(yè)數(shù)。

選擇某種顯示比例后，可在“預(yù)覽”框中看到實(shí)際顯示效果。

7. 打印預(yù)覽

（1）預(yù)覽文檔打印效果

其操作步驟如下：

第一步：執(zhí)行“文件”菜單的“打印預(yù)覽”命令，或者單擊“常用”工具欄的“打印預(yù)覽”按鈕 ，便進(jìn)入打印預(yù)覽視圖，同時(shí)屏幕顯示“打印預(yù)覽”工具欄，如圖3.35所示；

圖3.35  ＂打印預(yù)覽＂對(duì)話框

     第二步：通過“打印預(yù)覽”工具欄選擇不同的格式預(yù)覽打印效果；

     第三步：預(yù)覽完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕。

    （2）“打印預(yù)覽”工具欄各按鈕功能和使用方法

說明如下:

   “打印”按鈕       將正在預(yù)覽的文檔打印出未。

      “放大鏡”按鈕   為了能顯示出打印頁(yè)面的全貌，可將頁(yè)面中的內(nèi)容縮小顯示，縮小的比例顯示在“顯示比例”按鈕上.為了看清顯示內(nèi)容或者對(duì)它修改，需將縮小的顯示內(nèi)容放大。放大方法是單擊該按鈕后，把鼠標(biāo)指針移到預(yù)覽頁(yè)上，這時(shí)鼠標(biāo)指針變成放大鏡形狀，在要放大的文本上單擊鼠標(biāo)左鍵,該位置內(nèi)容被放大，可通過滾動(dòng)條查看未顯示的內(nèi)容。在文本上再單擊鼠標(biāo)左鍵又恢復(fù)到原來(lái)的顯示比例。

     “單頁(yè)顯示”按鈕   使窗口中僅顯示一頁(yè)內(nèi)容。

     “多頁(yè)顯示”按鈕   單擊它，會(huì)出現(xiàn)表示預(yù)覽頁(yè)排列結(jié)構(gòu)的網(wǎng)格選擇框，用鼠標(biāo)指針在網(wǎng)格上拖動(dòng)，以選擇一屏顯示的頁(yè)數(shù)和各頁(yè)的排列方式。例如選擇的結(jié)果是2×3，則在窗口中顯示二行，每行顯示三頁(yè)。

    “顯示比例”框  指定頁(yè)面內(nèi)容的顯示比例。

    “標(biāo)尺”按鈕         使水平、垂直標(biāo)尺在窗口中顯示或隱藏。通過水平或垂直標(biāo)尺可調(diào)整頁(yè)面的頁(yè)邊距及段落縮進(jìn)。

    “縮至整頁(yè)”按鈕   如果最后一頁(yè)的內(nèi)容較少，單擊該按鈕，可將最后一頁(yè)內(nèi)容加入到上一頁(yè)中。

    “全屏顯示”按鈕   進(jìn)入全屏顯示狀態(tài)，將屏幕上的標(biāo)題欄、菜單欄、狀態(tài)欄、滾動(dòng)條隱藏，增大頁(yè)面顯示范圍，按Esc鍵又返回原來(lái)的顯示狀態(tài)。

    “關(guān)閉”按鈕   退出預(yù)覽狀態(tài)。

    “幫助”按鈕  單擊它，鼠標(biāo)指針變成帶問號(hào)“？”形狀，如果不了解“打印預(yù)覽”工具欄某按鈕的功能，在需要了解的按鈕上單擊，則出現(xiàn)說明該按鈕的信息框，再單擊“幫助”按鈕，信息框消失，鼠標(biāo)指針又恢復(fù)成原狀。

    如果僅打印一份文檔，可單擊“常用”工具欄或“打印預(yù)覽”工具欄的“打印”按鈕 ，則將正在編輯或預(yù)覽的文檔整個(gè)內(nèi)容打印出來(lái)。如果要打印多份文檔或打印文檔的部分內(nèi)容，要通過“文件”菜單的“打印”命令實(shí)現(xiàn)。

    使用打印命令的操作步驟如下：

第一步：執(zhí)行“文件”菜單的“打印”命令，出現(xiàn)“打印”對(duì)話框，如圖3.36所示。

圖3.36  “打印”對(duì)話框

第二步：在“打印機(jī)”欄中的“名稱”框中顯示了一種打印機(jī)型號(hào)，如果該型號(hào)與使用的打印機(jī)型號(hào)不符，則單擊“名稱”框的下拉箭頭，從下拉列表中選擇所需要的打印機(jī)型號(hào)。

    第三步：若要設(shè)置打印機(jī)的某些參數(shù)，如打印模式、打印質(zhì)量、字體等，可單擊“選項(xiàng)”按鈕，進(jìn)入“選項(xiàng)”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，完成后再返回“打印”對(duì)話框。

第四步：在“頁(yè)面范圍”欄中指定打印的范圍?！叭俊北硎敬蛴≌麄€(gè)文檔；“當(dāng)前頁(yè)”表示打印插入點(diǎn)所在的頁(yè)；“選定范圍”表示打印已選定的文本；“頁(yè)碼范圍”表示由用戶在“頁(yè)碼范圍”的文本框中指定打印的頁(yè)碼。各頁(yè)號(hào)用半角逗號(hào)“，”隔開，連字符“一”表示兩個(gè)頁(yè)號(hào)之間的所有頁(yè)。例如輸入“1，3，6”，則表示打印第1頁(yè)、第3頁(yè)和第6頁(yè)?！?一3，6”表示打印1至3頁(yè)和第6頁(yè)。

第五步：在“打印”框中進(jìn)一步指定從“頁(yè)面范圍”中抽取偶數(shù)頁(yè)、奇數(shù)頁(yè)還是全部頁(yè)進(jìn)行打印。例如，要在紙張的兩面打印文檔，一般應(yīng)將奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)分別打印，這時(shí)，可先選擇奇數(shù)頁(yè)，將奇數(shù)頁(yè)打完之后，再將紙張翻過來(lái)，選擇打印偶數(shù)頁(yè)。

    第六步：在“副本”欄中指定打印份數(shù)。如果要打印多份，可直接在“份數(shù)”框中輸入份數(shù)。打印多份時(shí)，如果選擇了“逐份打印”復(fù)選框，則將所指定的打印范圍整個(gè)打印完后，再打印第二份，免去人工整理頁(yè)序的麻煩；如果不選擇“逐份打印”項(xiàng)，則將第一頁(yè)按指定的份數(shù)打印完后，再打印第二頁(yè)。

    第七步：在“打印內(nèi)容”框中指定打印內(nèi)容。不僅可以打印文件內(nèi)容（文件中的文本、圖形和表格），還可以打印文件的摘要信息、批注、樣式、自動(dòng)圖文集詞條等相關(guān)信息。默認(rèn)選擇是打印文件內(nèi)容。如果選擇打印文件的某個(gè)相關(guān)信息，則只打印該信息，而不打印文件內(nèi)容。

    第八步：如果用戶的計(jì)算機(jī)沒有連接打印機(jī)，此時(shí)可選擇“打印到文件”復(fù)選項(xiàng)，以便將文件的打印結(jié)果輸出保留到一個(gè)磁盤文件中。當(dāng)選擇了“打印到文件”后，將出現(xiàn)“打印到文件”對(duì)話框，讓用戶指定存放打印結(jié)果的驅(qū)動(dòng)器、文件夾和文件名，單擊“確定”按鈕返回“打印”對(duì)話框。

第九步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，則開始在打印機(jī)上打印文檔或者向磁盤輸出結(jié)果。

Word文檔不僅包含文字，還可以插入圖片庫(kù)中的圖形文件，或使用繪圖工具繪制圖形，形成圖文并茂的文檔。

1. 插入圖片

（1）插入剪貼畫

在Word2000的剪輯庫(kù)中包含了大量的剪貼畫圖片，從人物到動(dòng)物，從辦公室到運(yùn)動(dòng)，其內(nèi)容和形式可謂豐富多彩，存放在Clipart文件夾中。用戶可以根據(jù)不同的需要方便的將其插入到文檔中。其操作步驟如下。

第一步：將插人點(diǎn)移到插入位置。

第二步：執(zhí)行“插入”菜單的“圖片”命令中的“剪貼畫”命令，可彈出“剪輯庫(kù)”對(duì)話框（如圖3.37所示）。

圖3.37  “剪輯庫(kù)”對(duì)話框

第三步：用戶在此對(duì)話框中選擇剪貼畫類別，對(duì)話框中將顯示該類別的剪貼畫。

第四步：用鼠標(biāo)單擊其中一張剪貼畫，會(huì)彈出如圖所示菜單，其中有4個(gè)可選項(xiàng)，自上而下依次是：

l         插入剪輯   單擊此按鈕，可以將選中的剪貼畫插入文檔中。

l         預(yù)覽剪輯   單擊該按鈕，可以彈出圖片的預(yù)覽窗口，通過對(duì)此窗口的操作可以調(diào)整剪貼畫的顯示縮放比例。

l         將剪輯添加到收藏夾或其他類別   單擊該按鈕，出現(xiàn)如下圖所示的對(duì)話框，用戶可以通過該對(duì)話框?qū)⑦x中的剪貼畫添加到其他類別中。

l         查找類似剪輯   單擊該按鈕，出現(xiàn)如下圖所示對(duì)話框，用戶通過該對(duì)話框可以在Word2000所提供的剪貼畫集中查找類似主題的剪貼畫。

第五步：執(zhí)行“插入剪輯”命令，文檔中光標(biāo)閃動(dòng)的地方便會(huì)出現(xiàn)所選中的剪貼畫，此時(shí)關(guān)閉“插入剪貼畫”窗口，剪貼畫便成功地插入到文檔中了。

（2）插入文件中圖片

用戶也可以執(zhí)行“插入”菜單的“圖片”命令中的“來(lái)自文件”命令，打開“插入圖片”對(duì)話框（如圖3.38所示）

圖3.38“插入圖片”對(duì)話框

    第三步：在“名稱”列表框中單擊所需圖形文件。

第四步：?jiǎn)螕魧?duì)話框右下角“插入”按鈕旁邊的下三角按鈕，會(huì)彈出一個(gè)下拉列表，其中包括：

l       插入   可將選定的圖形文件直接插入到文檔中，成為文檔的一部分。當(dāng)圖形文件發(fā)生變化時(shí)，文檔不會(huì)自動(dòng)更新。

l       鏈接文件   可以將圖形文件以鏈接的方式插入文檔中。當(dāng)圖形文件發(fā)生變化時(shí)，文檔會(huì)自動(dòng)更新；保存文檔時(shí)，圖形文件仍然保存在原來(lái)保存的位置，這樣不會(huì)增加文檔的長(zhǎng)度。

l       插入和鏈接   將圖形以鏈接的方式插入到文檔中。當(dāng)圖形文件發(fā)生變化時(shí)，文檔自動(dòng)更新；保存文檔時(shí)，圖形文件連同文檔一同保存，文檔長(zhǎng)度明顯增加。

第五步：?jiǎn)螕簟安迦搿卑粹o，即可插入所需的文件。

2. 編輯圖片

“圖片”工具欄上各按鈕的功能如下：

l         “插入圖片”按鈕  ：插入來(lái)自文件的圖片。

l         “圖像控制”按鈕  ：控制圖像的色彩，有“自動(dòng)”、“灰度”、“黑白”和“水印”四個(gè)選項(xiàng)。

l         “增加對(duì)比度”按鈕  ：增加圖片的對(duì)比度。

l         “降低對(duì)比度”按鈕  ：降低圖片的對(duì)比度。

l         “裁剪”按鈕  ：裁剪圖片。單擊該按鈕，鼠標(biāo)指針變?yōu)榧^形光標(biāo)與按鈕圖標(biāo)的組合。將鼠標(biāo)光標(biāo)置于圖片邊框上的八個(gè)控點(diǎn)中的任一個(gè)，按住鼠標(biāo)并拖動(dòng)鼠標(biāo)，當(dāng)松開鼠標(biāo)時(shí)，圖片被裁剪，要想恢復(fù)原圖片，可反向使用裁剪操作。

l         “線型”按鈕  ：用于設(shè)置圖片邊框的類型。單擊該按鈕，即會(huì)彈出“線型”列表。

l         “文字環(huán)繞”按鈕  ：用于設(shè)置圖片的各種文字環(huán)繞形式。單擊該按鈕，即會(huì)彈出“文字環(huán)繞”。

l         “圖片格式”按鈕  ：用于設(shè)置圖片的格式。單擊該按鈕打開“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框。如下圖：

l         “圖片”標(biāo)簽：在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框里的一頁(yè)標(biāo)簽。有“裁剪”和“圖像控制”兩個(gè)選項(xiàng)組?！安眉簟边x項(xiàng)組的功能是將圖片剪掉與鍵入值大小相當(dāng)?shù)囊徊糠帧！皥D像控制”選項(xiàng)組可用于更改所選圖片對(duì)象的顏色、亮度和對(duì)比度。

l         “顏色和線條”標(biāo)簽：在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框里的一頁(yè)標(biāo)簽。“填充”選項(xiàng)組：用于設(shè)置圖片背景填充色，或半透明?！熬€條”選項(xiàng)組：用于設(shè)置圖片邊框的顏色?！凹^”選項(xiàng)組：用于設(shè)置箭頭形狀和大小。

l         “大小”標(biāo)簽：有“尺寸和旋轉(zhuǎn)”、“縮放”和“原始尺寸”三個(gè)選項(xiàng)組?！霸汲叽纭敝傅氖遣迦爰糍N畫或來(lái)自文件或掃描儀的圖片的尺寸?！翱s放”選項(xiàng)組中有兩個(gè)選項(xiàng)。選定“鎖定縱橫比”時(shí)，圖片的寬、高比例固定。選中選項(xiàng)時(shí)，當(dāng)前的尺寸和原圖的尺寸相關(guān)。

l         “位置”標(biāo)簽：在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框里的一頁(yè)標(biāo)簽。設(shè)定圖片位置的“度量依據(jù)”，即相對(duì)頁(yè)面、頁(yè)邊距或欄的準(zhǔn)確位置?！按怪薄蔽谋究騼?nèi)的值是圖像上邊與頁(yè)面、頁(yè)邊距或段落的上邊之間的距離。當(dāng)選中“鎖定標(biāo)記”選項(xiàng)時(shí)，Word會(huì)將選定的圖片與其定位的文字保持在同一頁(yè)中，當(dāng)選中“浮于文字上方”選項(xiàng)時(shí)，圖片為浮動(dòng)圖片，否則為嵌入式圖片。

l         “環(huán)繞”標(biāo)簽：“環(huán)繞方式”選項(xiàng)組：該選項(xiàng)組提供了“四周型”、“緊密型”等五種文字環(huán)繞方式；“環(huán)繞位置”選項(xiàng)組：設(shè)置文字出現(xiàn)在圖片的兩邊、左邊、右邊還是圖片到頁(yè)邊距邊上。“距正文”選項(xiàng)組：用于設(shè)置圖片四周文字到圖片邊框之間的距離。

l         “設(shè)置透明色”按鈕：設(shè)置透明色的圖片，單擊“圖片”工具欄上的光標(biāo)變?yōu)楣P形。用筆形光標(biāo)單擊圖片上想高為透明色的區(qū)域。

l         “重設(shè)圖片”按鈕：將圖片恢復(fù)到原始形狀。

3. 縮放和裁剪圖片

    利用縮放手柄縮放或裁剪圖片，操作步驟如下：

    第一步：?jiǎn)螕魣D片內(nèi)部選定圖片。選中的圖片周圍出現(xiàn)八個(gè)小方塊，它們是圖片的縮放手柄，用于手動(dòng)縮放或裁剪圖片。

    第二步：拖動(dòng)上下兩邊中間的縮放手柄，可縮放圖片高度。拖動(dòng)左右兩邊中間的縮放手柄，可縮放圖片寬度。拖動(dòng)四角的控點(diǎn)，可同時(shí)縮放圖片的高度和寬度。

第三步：若要裁剪圖片，則需按住Shift 鍵，然后向圖片里面拖動(dòng)縮放手柄即可；若要把裁剪下去的圖形再顯示出來(lái)，則需按住Shift 鍵，然后向圖片外面拖動(dòng)縮放手柄即可；若要將裁剪下的圖形全部再顯示出來(lái)，則需按住Ctrl 鍵，雙擊圖片即可。

4. 給圖片加題注

    為圖片添加編號(hào)和說明的操作步驟如下：

    第一步：?jiǎn)螕粢砑宇}注的圖片；

第二步：執(zhí)行“插入”菜單的“題注”命令，彈出“題注”對(duì)話框，如圖3.39所示。

圖3.39＂題注＂對(duì)話框

    第三步：在“題注”文本框中選擇或鍵入題注；

    第四步：從“標(biāo)簽”下拉列表中選擇題注類型；

    第五步：從“位置”下拉列表中選擇題注的位置；

    第六步：?jiǎn)螕簟熬幪?hào)”按鈕，出現(xiàn)“題注自動(dòng)編號(hào)”對(duì)話框，在對(duì)話框中指定編號(hào)格式；

第七步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

1. 什么是圖形對(duì)象

利用Word提供的“繪圖”工具欄繪制的圖形稱為圖形對(duì)象。說明如下:

    （1）一般認(rèn)為Word文檔分為文本層、文本前層和文本后層。圖形對(duì)象處在文本前層或文本后層，即它附在文本的前面或后面，并沒有插入到文本層之中?？梢詥为?dú)對(duì)圖形對(duì)象進(jìn)行移動(dòng)、調(diào)整大小、編排格式等操作，不影響文本層。

    （2）插入到文檔中的圖片不是圖形對(duì)象，它們是直接插入到文本層之中的。若要把它們變成圖形對(duì)象，應(yīng)將它們放到文本框中。反過來(lái)，也可以把圖形對(duì)象轉(zhuǎn)換為圖片，插入到文本層之中。詳細(xì)說明見下述“繪圖”工具欄的“文本框”按鈕和“創(chuàng)建圖片”按鈕。

    （3）圖形對(duì)象只有在頁(yè)面視圖下才是可見的。

（4）圖形對(duì)象的使用方法是，首先利用“繪圖”工具欄建立圖形對(duì)象，然后根據(jù)需要調(diào)整圖形對(duì)象的大小并將它移到所需位置。

2. “繪圖”工具欄

單擊“常用”工具欄上的“繪圖”按鈕 ，或者單擊“視圖”菜單的“工具欄”中的“繪圖”命令，便會(huì)顯示出“繪圖”工具欄，

同時(shí)視圖模式自動(dòng)切換到頁(yè)面視圖方式。

   “繪圖”工具欄各按鈕的功能和使用方法說明如下。

   “選擇圖形對(duì)象”按鈕 ， 單擊該按鈕后，將視圖切換到頁(yè)面視圖，拖動(dòng)鼠標(biāo)畫出一個(gè)方框，方框內(nèi)的所有圖形對(duì)象被選定。另一種選定多個(gè)圖形對(duì)象的方法是，按住Shift 鍵，然后分別單擊要選定的圖形對(duì)象。選定的圖形對(duì)象被含有縮放手柄的黑框包圍。

    “直線”按鈕 ，   單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動(dòng)鼠標(biāo)畫出直線。

“箭頭”按鈕 ，  單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動(dòng)鼠標(biāo)畫出箭頭長(zhǎng)短，再單擊“箭頭樣式”按鈕 ，來(lái)選擇箭頭的樣式。

     “矩形”按鈕 ，  單擊此按鈕后，可以在文檔中拖動(dòng)鼠標(biāo)畫出矩形。如果要畫正方形，應(yīng)在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住Shift 鍵。如果要給所畫矩形加上陰影，則應(yīng)在選擇所畫矩形之后，單擊“陰影”按鈕 ，從中選擇所需陰影圖形即可；如果要給所畫矩形加上三維效果，則應(yīng)在選擇所畫矩形之后，單擊“三維效果”按鈕 ，從中選擇所需三維效果圖形即可。

“橢圓”按鈕 ，  單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動(dòng)鼠標(biāo)畫出橢圓。如果要畫圓，應(yīng)在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住Shift 鍵。

    “文本框”按鈕 ，單擊該按鈕，鼠標(biāo)指針變成“十”形狀，拖動(dòng)鼠標(biāo)可畫了一個(gè)方框，稱為文本框，文本框的大小隨拖動(dòng)而定，用戶可以向文本框中輸入文本、圖形或表格等內(nèi)容。被文本框包圍的內(nèi)容是圖形對(duì)象。文本框不會(huì)隨輸入的內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整大小。如果文本框不能容納輸入的內(nèi)容，有一部分內(nèi)容將無(wú)法看到，用戶可以利用文本框縮放手柄改變文本框的大小以看到全部?jī)?nèi)容，另外，還可以先建立空白文本框，然后向之輸入文本或圖片，并且可以對(duì)輸入的文本進(jìn)行排版。

    “垂直文本框”按鈕 ，單擊該按鈕后，拖動(dòng)鼠標(biāo)可畫出一個(gè)所需大小的垂直文本框，用戶可以向之輸入縱向排列的文本。垂直文本框也是圖形對(duì)象，與文本框具有同樣的特性。

“插入藝術(shù)字”按鈕 ，單擊該按鈕后，將彈出““藝術(shù)字”庫(kù)”對(duì)話框，用戶可以從中選擇所需藝術(shù)字體模式。

    “填充顏色”按鈕 ，用于為選定的圖形對(duì)象選擇填充顏色或者設(shè)置默認(rèn)的填充色。

“線條顏色”按鈕 ，用于為選定的圖形對(duì)象選擇線條顏色或者設(shè)置默認(rèn)的線條顏色。

“字體顏色”按鈕 ，用于為選中字體設(shè)置顏色。

“線形”按鈕 ，用于為選中線條設(shè)置形狀（如粗、細(xì)等）。

“虛線線形”按鈕 ，用于為選中線條設(shè)置成為虛線的各種形狀。

3. 層管理

每次在文檔中創(chuàng)建或插入圖形時(shí)，圖形總是被置于一個(gè)位于文字上方的、單獨(dú)且透明的層中，因此一篇含有圖片的文檔也就相當(dāng)于含有多個(gè)層的堆棧。有了這樣一個(gè)概念用戶就可以通過改變堆棧中層的疊放次序來(lái)指定某個(gè)圖形的疊放優(yōu)先級(jí)，從而可以改變圖形和文字的相對(duì)位置。

（1）重新安排圖形層的疊放次序：

第一步：選中所要改變層次的圖形。

第二步：?jiǎn)螕簟袄L圖”工具欄中“繪圖”按鈕，選擇“疊放次序”命令，彈出如圖所示的級(jí)聯(lián)菜單。菜單中各命令左方的圖標(biāo)表示疊放的效果。

（2）組合與取消組合

當(dāng)用戶需要將疊放好的多個(gè)圖形組合成一個(gè)圖形時(shí)，首先選定所有的圖形，然后單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖”按鈕，從彈出的菜單中選擇“組合”命令即可。組合前每個(gè)圖形都有各自的控制點(diǎn)，組合后多個(gè)圖形組合成一個(gè)復(fù)雜圖形，這時(shí)它只有一個(gè)圖形所應(yīng)有的8個(gè)控制點(diǎn)。

如果用戶對(duì)所組合的圖形并不滿意，可以取消組合，重新編排。方法是：在選定圖形后，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，在彈出菜單中選擇“取消組合”命令。

在Word中文本框可以看成是一個(gè)存放文字或圖片的容器。用文本框可將文本和圖形組合在一起，將某些文字排列在其他文字或圖形周圍，或在文檔的邊緣打印側(cè)標(biāo)題和附注，為圖形或表格添加題注等。

1. 插入文本框

在文檔中插入文本框有3種操作方法，下面逐一介紹。

方法一、操作步驟如下：

第一步：選擇“插入”菜單中的“文本框”命令，出現(xiàn)級(jí)聯(lián)菜單，如下圖所示。在級(jí)聯(lián)菜單中選擇“橫排”或“豎排”命令。

第二步：將鼠標(biāo)指針移到需要插入文本框的起始處，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)到需要的位置，松開鼠標(biāo)左鍵，這樣就可在所選位置插入文本框。在文本框中輸入文字。

方法二、操作步驟如下：

第一步：?jiǎn)螕簟袄L圖”工具欄中“文本框”按鈕。

第二步：同方法1中的第二步。

方法三、操作步驟如下：

第一步：?jiǎn)螕簟袄L圖”工具欄中“自選圖形”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。

第二步：?jiǎn)螕粝吕藛沃小皹?biāo)注”級(jí)聯(lián)菜單中合適的圖形按鈕。

第三步：同方法1中的第2步。

2. 使用鼠標(biāo)調(diào)整文本框

文本框上有8個(gè)控制點(diǎn)，用戶可以通過鼠標(biāo)來(lái)調(diào)整文本框的大小。文本框4個(gè)角上的控制點(diǎn)用于同時(shí)調(diào)整文本框的寬度和高度，文本框左右兩邊中間的控制點(diǎn)用于調(diào)整文本框的寬度，文本框上下兩邊中間的控制點(diǎn)用于調(diào)整文本框的高度。

將鼠標(biāo)指針放在文本框邊框控制點(diǎn)以外的區(qū)域時(shí)，指針變?yōu)槭中渭^形狀。此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖動(dòng)鼠標(biāo)指針，出現(xiàn)一虛線框表示文本框的新位置，拖動(dòng)到所需位置，松開鼠標(biāo)左鍵，即可將文本框調(diào)整到新的位置。

3. 使用“圖片”工具欄設(shè)置文本框

如果屏幕上沒有顯示“圖片”工具欄，用戶可以執(zhí)行“視圖”菜單中的“工具欄”命令，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中選擇“圖片”命令，打開所示的“圖片”工具箱。對(duì)文本框進(jìn)行操作時(shí)，“圖片”工具欄只有“線型”、“文字環(huán)繞”和“設(shè)置文本框格式”3個(gè)按鈕生效。其功能同圖片設(shè)置時(shí)相同。

簡(jiǎn)單地說，表格是由橫線和豎線組成的方框排列而成，每個(gè)方框稱為單元格。用戶可在表格中輸入文字、數(shù)據(jù)或圖形。一個(gè)單元格可以包含多個(gè)段落信息，按Enter鍵另起一個(gè)新段落。單元格的高度可隨其中文字的多少而自動(dòng)調(diào)整，最高可達(dá)一頁(yè)，增刪文字時(shí)列寬不受影響。在制作表格時(shí)，單元格的邊界為虛線，以使用戶看清單元格的大小。若要將顯示的表格虛線去掉，可執(zhí)行“表格”菜單的“虛框”命令。打印機(jī)不打印單元格的虛線邊界，若要打印出帶線的表格，需給表格加上實(shí)邊框。

1. 建立表格

（1）使用工具欄建立表格

    操作步驟如下：

    第一步:將插人點(diǎn)移到要插入表格的位置；

    第二步:單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕 ，彈出表格圖框，如圖3.40所示；

圖3.40 單擊“插入表格”按鈕

第三步:把鼠標(biāo)移到圖框左上角，在圖框上拖動(dòng)鼠標(biāo)選定表格的行數(shù)和列數(shù)，拖過的圖框反顯，釋放鼠標(biāo)后，在插入點(diǎn)位置生成指定行數(shù)和列數(shù)的一張空表，表格的行、列框線由虛線構(gòu)成，并且列寬、行高相等。

（2）使用插入表格命令建立表格

    操作步驟如下：

    第一步:將插入點(diǎn)移到要插入表格的位置；

    第二步:執(zhí)行“表格”的“插入表格”命令，彈出“插入表格”對(duì)話框，如圖3.41所示；

圖3.41 “插入表格”對(duì)話框

    第三步:在“列數(shù)”和“行數(shù)”文本框中鍵入或選擇行數(shù)和列數(shù)；

第四步:單擊“確定”按鈕。

2. 向表格輸入信息

    表格創(chuàng)建后，便可向表格輸入信息。輸入方法與輸入普通文本大致相同。將插入點(diǎn)移到單元格內(nèi)，可以直接鍵入信息，也可以粘貼文本和圖形，當(dāng)信息超過列寬時(shí)，自動(dòng)調(diào)整行高，將超出的信息輸入到該單元格的下一行，列寬保持不變。

插入點(diǎn)所在的單元格是接收輸入的單元格。單擊某個(gè)單元格，可將插入點(diǎn)移至該單元格。也可使用鍵盤在表格內(nèi)移動(dòng)插入點(diǎn)，按鍵如下：

(1) Tab            右移一個(gè)單元格。

(2) Shift ＋ Tab   左移一個(gè)單元格。

(3) A1t ＋ Home    移到當(dāng)前行的第一個(gè)單元格。

(4) A1t ＋ End     移到當(dāng)前行的最后一個(gè)單元格。

(5) A1t ＋ PgUp    移到當(dāng)前列的最頂部單元格。

(6) A1t ＋ PgDn    移到當(dāng)前列的最底部單元格。

可以對(duì)表格進(jìn)行編排，如進(jìn)行單元格的插入、刪除、移動(dòng)、合并和拆分等。編排表格中的內(nèi)容與編排普通文本的方法相同。編排表格使用“表格”菜單命令。另外，還可利用“自由表格…工具欄快速編排表格。

1. 選定表格

“先選后做”是Word遵循的基本原則，在對(duì)表格進(jìn)行編排前，應(yīng)先選定操作對(duì)象，方法如下：

    （1）選定單元格時(shí)，雙擊單元格，或者將鼠標(biāo)移到單元格首字符左側(cè)位置（這時(shí)，鼠標(biāo)指針變成向右箭頭），單擊該單元格；

    （2）選定某行時(shí)，將鼠標(biāo)指針移到行外左側(cè)位置（此時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)橄蛴壹^），單擊鼠標(biāo)，或?qū)⒉迦朦c(diǎn)移至該行任一單元格，執(zhí)行“表格”菜單的“選定行命令”；

    （3）選定某列時(shí)，將鼠標(biāo)指針移至某列最頂端的行線上（此時(shí)鼠標(biāo)變成豎直向下箭頭），單擊鼠標(biāo)，或?qū)⒉迦朦c(diǎn)置于該列的任一單元格中，執(zhí)行“表格”菜單的“選定列”命令；

    （4）選定整個(gè)表時(shí)，將鼠標(biāo)指針移至表格外左側(cè)任意位置三擊鼠標(biāo)，或者將插入點(diǎn)移至表格內(nèi)任一位置，執(zhí)行“表格”菜單的“選定表格”命令；

（5）選定連續(xù)單元格時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，拖過的單元格被選中。

2. 使用“自由表格”工具欄編排表格

單擊“常用”工具欄的“表格與邊框”按鈕 ，或者執(zhí)行“表格”菜單的“繪制表格”命令，彈出“表格與邊框”工具欄，如圖3.42所示，下面說明各按鈕的功能和使用方法。

圖3.42  “表格與邊框”工具欄

(1)“繪制表格”按鈕   用于手工繪制表格。單擊該按鈕，鼠標(biāo)指針變成一支畫筆，可以在文檔中繪制一個(gè)方框，然后在方框中繪制表格的行、列或斜線。利用該按鈕，也可以給已建立的表格添加行、列或斜線，完成操作后，再單擊該按鈕，鼠標(biāo)指針恢復(fù)成正常形狀。

(2)“擦除”按鈕   用于擦除單元格之間的分格線。與“繪制表格”按鈕互為逆操作。單擊該按鈕后，鼠標(biāo)指針變成橡皮擦，在表格的框線或斜線上拖動(dòng)鼠標(biāo)，拖過的線段被紅色粗線包圍，表示要將它刪除，松開鼠標(biāo)左鍵，刪除被包圍線段。如果要使鼠標(biāo)指針恢復(fù)原狀，再單擊該按鈕。

(3)“線型”框 　　它與“邊框”工具欄的“線型”框作用相同。用于指定框線的粗細(xì)和形狀，另外，在利用“繪制表格”按鈕繪制表格前，可通過該框選擇畫筆所畫線型。

(4)“底紋顏色”框 　　用于為段落、表格添加底紋或修改原有底紋。

(5)“合并單元格”按鈕 　它與“表格”菜單的“合并單元格”命令作用相同。用于將選定的多個(gè)單元格合并為一個(gè)單元格。例如，將圖3.43選定的單元格合并為一個(gè)單元格

圖 3.43 選定要進(jìn)行合并的多個(gè)單元格

結(jié)果如圖3.44所示。

圖 3.44  合并單元格之后的結(jié)果

(6)“拆分單元格”按鈕   它與“表格”菜單的“拆分單元格”命令作用相同。選定要拆分的某個(gè)單元格后，單擊該按鈕，彈出“拆分單元格”對(duì)話框，在“行數(shù)”和“列數(shù)”兩框中指定要拆分的行列數(shù)后，單擊“確定”按鈕。

(7)“頂端對(duì)齊”按鈕 　用于使單元格內(nèi)容沿頂端對(duì)齊。該按鈕和以下二個(gè)按鈕都用于調(diào)整單元格內(nèi)容在單元格的垂直位置。

(8)“居中對(duì)齊”按鈕 　　用于使單元格內(nèi)容位于單元格中央。

(9)“底端對(duì)齊”按鈕 　用于使單元格內(nèi)容沿底端對(duì)齊。

(10)“平均分布各行”按鈕 　用于調(diào)整行間距。單擊該按鈕，出現(xiàn)行距類型列表，從中選擇所需行距。

(11)“平均分布各列”按鈕 　用于將選定的數(shù)個(gè)列寬不等的相鄰單元格均分成相等列寬。

(12)“表格自動(dòng)套用格式”按鈕 　系統(tǒng)提供一些表格的格式，用戶單擊此按鈕（或者執(zhí)行“表格”菜單中的“表格自動(dòng)套用格式”命令），就可以從中選擇自己所需格式。

(13)“刪除行”按鈕它與“表格”菜單的“刪除”命令作用相同，用于將已選定的行刪除。

(14)“顯示虛框”按鈕 　　用于決定是否顯示表格虛框。

3. 使用命令編排表格

編排表格的命令排列在“表格”菜單中，其中“插人”、“刪除”、“合并單元格”和“拆分單元格”等命令，下面說明該菜單的功能。

（1）“插入”命令

用于行、列或單元格的插入。插入之前要定位插入點(diǎn)或選定插入行（列）數(shù)。

①“插入行”命令

將光標(biāo)置于需要插入的單元格中，單擊“表格”菜單里“插入”級(jí)聯(lián)菜單中的“行（在上方）”或“行（在下方）”命令即可。

②“插入列”命令

將光標(biāo)置于需要插入列的單元格中，單擊“表格”菜單里“插入”級(jí)聯(lián)菜單中的“列（在右側(cè)）”或“列（在左側(cè)）”命令即可。

③“插入單元格”命令

    操作步驟如下：

    第一步:在插入位置選定插入單元格的數(shù)目；

    第二步:執(zhí)行“表格”菜單的“插入單元格”或單擊“常用”工具欄的“插入單元格”按鈕，彈出“插入單元格”對(duì)話框；

    第三步:選擇“左側(cè)單元格右移”或“活動(dòng)單元格下移”，以指定插入單元格后原位置單元格的去向；

第四步:單擊“確定”按鈕。

（2）“刪除”命令

對(duì)表格的刪除操作，有刪除單元格、刪除行、刪除列、刪除整個(gè)表格和刪除表格內(nèi)容等。

①刪除行

選定需要?jiǎng)h除的一行或者將光標(biāo)置于此行的任一單元格中，可以選擇以下的3種方式之一進(jìn)行刪除操作：

l         單擊“表格”菜單里“刪除”級(jí)聯(lián)菜單中的“行”命令。

l         在光標(biāo)位置所在處右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“刪除單元格”命令，出現(xiàn)“刪除單元格”對(duì)話框，再選擇“整行刪除”命令，單擊“確定”按鈕。

l         選擇“表格”菜單“刪除”級(jí)聯(lián)菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇其中的“整行刪除”命令，再單擊“確定”按鈕。

②刪除列

同“刪除行”方法相同。只不過把“行”改為“列”。

③刪除單元格

    操作步驟如下：

    第一步：選定要?jiǎng)h除的單元格；

    第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“刪除單元格”命令，彈出“刪除單元格”對(duì)話框；

    第三步：如果希望被刪除單元格右側(cè)的單元格左移補(bǔ)充刪除位置，則選擇“右側(cè)單元格左移”，同理，可選擇“下方單元格上移”；

    第四步：如果要?jiǎng)h除選定單元格所在的整行或整列，則選擇“整行刪除”或“整列刪除”；

    第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

說明：如果僅刪除選定單元、行或列的內(nèi)容，應(yīng)按De1ete 鍵，單元格位置仍保留。

（3）調(diào)整列寬

    操作步驟如下：

    第一步：選定要調(diào)整寬度的列；

第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“表格屬性”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“列”標(biāo)簽，屏幕如圖3.45所示：

圖3.45“列”標(biāo)簽

    第三步：在框中指定列寬：

第四步：如果要改變其它列的寬度，可單擊“上一列”或“下一列”按鈕，然后在寬度框中輸入列寬值。

第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

另外，利用鼠標(biāo)也可粗略地調(diào)整列寬。方法是，將鼠標(biāo)指針移到要調(diào)整列寬的列框線上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成水平的雙向箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，可看到有一垂直虛線隨鼠標(biāo)移動(dòng)，松開鼠標(biāo)，列框線自動(dòng)移至虛線處，即修改了列寬。

若僅修改某個(gè)或某幾個(gè)單元格的列寬，可先選定這些單元格，然后拖動(dòng)這些單元格的列框線。

（4）調(diào)整行高

默認(rèn)情況下，Word可根據(jù)單元格的內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整行高。若要人為調(diào)整行高，操作步驟如下：

第一步：選定要調(diào)整的行。

第二步：打開“表格屬性”對(duì)話框后，選擇“行”標(biāo)簽。如圖3.46所示

圖3.46“單元格高度和寬度”對(duì)話框的“行”標(biāo)簽

第三步：在“行高值是”框中指定行高類型。有以下類型。  

 “自動(dòng)設(shè)置”  為一行或多行中的最高單元格進(jìn)行調(diào)整。

     “最小值”    指定最小行高。如果單元格內(nèi)容超出指定的最小高度值。Word會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)行高以容納內(nèi)容。

     “固定值”    指定固定行高。如果單元格內(nèi)容超出了指定的高度，Word將只打印單元格所能容納的內(nèi)容。

第四步：如果要調(diào)整上一行或下一行的高度，可單擊“上一行”或“下一行”按鈕。

第五步：設(shè)置“允許跨頁(yè)斷行”復(fù)選框。如果不希望表格中某行內(nèi)的數(shù)據(jù)被分頁(yè)符分為兩部分，則不選此復(fù)選框，那么Word自動(dòng)將跨越分頁(yè)符的行全部移至下頁(yè)表格開始位置。

   第六步：完成設(shè)置后，單擊“確定”按鈕。

（5）為表格添加邊框和底紋

使用邊框和底紋是為了對(duì)創(chuàng)建的表格進(jìn)行修飾，以便增強(qiáng)其效果。Word2000提供了豐富的邊框和底紋樣式以供選擇。下面具體介紹設(shè)置步驟。

①使用表格自動(dòng)套用格式命令

 操作步驟如下：

    第一步：將插入點(diǎn)放在表格的任一單元格中；

第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“表格自動(dòng)套用格式”命令，彈出“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖3.47所示；

圖3.47 “表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框

第三步：在“格式”列表框中選擇一種表格格式：

    第四步：如果要為表格添加框線，則選擇“要應(yīng)用的格式”框中的“邊框”

    第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

②使用邊框和底紋命令

第一步：選定需要進(jìn)行設(shè)置的部分單元格或者整個(gè)表格。

第二步：?jiǎn)螕簟案袷健辈藛沃小斑吙蚝偷准y”命令，或者在選定單元格處右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”命令，出現(xiàn)“邊框和底紋”對(duì)話框。

第三步：選擇“邊框”標(biāo)簽，出現(xiàn)如圖3.48所示的“邊框”選項(xiàng)卡。在“設(shè)置”選項(xiàng)組中，可以選擇“無(wú)”、“方框”和“網(wǎng)絡(luò)”等，若對(duì)邊框的格式進(jìn)行其他設(shè)置，此時(shí)，選擇“自定義”即可。當(dāng)需要將部分表格的設(shè)置擴(kuò)充到整個(gè)表格時(shí)，選擇“全部”即可。

圖 3.48  “邊框”選項(xiàng)卡

第四步：在線型的設(shè)置中，可以選擇“單線”、“點(diǎn)線”、“虛線”、“雙線”和“三線”等不同形式的邊框。

第五步：對(duì)于水平線的形狀，Word2000還專門提供了多種設(shè)置方式。單擊“橫線”按鈕會(huì)出現(xiàn)“水平線”對(duì)話框，如圖3.49所示。在此對(duì)話框內(nèi)進(jìn)行合適的選擇即可。

圖3.49  “水平線”對(duì)話框

第六步：若要設(shè)置顏色，單擊“顏色”下拉列表框右邊的下三角按鈕，即可選擇合適的顏色。

第七步：使用“預(yù)覽”項(xiàng)旁邊的小按鈕進(jìn)行表格的單邊邊框設(shè)置。

第八步：進(jìn)行邊框的綜合設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，即完成表格邊框的設(shè)置。

（6）拆分表格

操作步驟如下：

第一步：將光標(biāo)置于表格內(nèi)需要拆分的單元格中。

第二步：選擇“表格”菜單中的“拆分單元格”命令，或者在光標(biāo)所在處單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中，選擇其中的“拆分單元格”命令，打開如圖3.50所示的“拆分單元格”對(duì)話框。

圖3.50  “拆分單元格”對(duì)話框

第三步：在“列數(shù)”和“行數(shù)”文本框中分別輸入需要拆分的列數(shù)和行數(shù)。

第四步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，所選的單元格就會(huì)按照要求進(jìn)行拆分。

（7）合并單元格

將拆分的單元格重新合并為一個(gè)單元格，操作步驟如下：

第一步：選中需要合并的單元格（將鼠標(biāo)置于表格的相應(yīng)位置，移動(dòng)鼠標(biāo)，當(dāng)其指針變成一個(gè)豎條狀時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，并拖動(dòng)鼠標(biāo)）。

第二步：選擇“表格”菜單中的“合并單元格”命令，即可將所選的幾個(gè)單元格合并成一個(gè)單元格。

與Word97相比，Word2000中的表格計(jì)算（如表格中的加、減、乘、除等運(yùn)算）與表格的排序處理更加完善。下面分別對(duì)表格中的運(yùn)算和表格排序加以介紹。

1. 表格的計(jì)算

使用Word表格中的“公式”對(duì)話框進(jìn)行求和運(yùn)算，其具體操作步驟如下：

第一步：將光標(biāo)置于要存放求和結(jié)果的單元格中。

第二步：執(zhí)行“表格”菜單中的“公式”命令，出現(xiàn)“公式”對(duì)話框，如圖3.51所示。在“公式”對(duì)話框中輸入等號(hào)，單擊“粘貼函數(shù)”下拉按鈕，從列表中選擇SUM（求和函數(shù)），然后在括號(hào)里輸入要進(jìn)行計(jì)算的單元格范圍。也可在“公式”欄中直接輸入要求和的各項(xiàng)目的位置，如“=b1+b2”，其計(jì)算結(jié)果是相同的。

圖  3.51  公式“對(duì)話框”

第三步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，則在光標(biāo)所在處就會(huì)出現(xiàn)求和的結(jié)果。

依照上述方法，可以在公式欄中輸入減法、乘法或除法公式，來(lái)計(jì)算相應(yīng)的值。

2. 表格排序

對(duì)表格進(jìn)行排序，其具體操作步驟如下：

第一步：將光標(biāo)置于需要排序的表格中。

第二步：執(zhí)行“表格”菜單中的“排序”命令，打開“排序”對(duì)話框。如圖3.52所示。

圖  3.52  “排序”對(duì)話框

第三步：在“排序依據(jù)”下拉列表中列出第一行中每個(gè)單元格的內(nèi)容。

第四步：在“類型”下拉列表中選擇“數(shù)字”，并選擇“遞增”或“遞減”方式。

第五步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，即可將表格按照要求排序。

3. 表格的修飾

創(chuàng)建完成一個(gè)表格后，在不同的情況下，往往還需要對(duì)表格進(jìn)行一些特殊的操作以滿足特殊的要求。例如，表格的形式不能太單一化，表格中某些行和列需要有特殊的寬度和高度，表格不要分成兩頁(yè)顯示，表格周圍的文字位置要靠右排放等。

為了使表格形式豐富多樣，可以使用Word中提供的“表格自動(dòng)套用格式”功能。要應(yīng)用“表格自動(dòng)套用格式”功能，其具體操作步驟如下：

第一步：創(chuàng)建表格，將光標(biāo)置于表格中或者選定該表格。

第二步：選擇“表格”菜單中的“表格自動(dòng)套用格式”命令，出現(xiàn)“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖3.53所示。在此對(duì)話框中進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。此外，所套用的格式還為標(biāo)題行、首列、末行和末列等提供特殊的內(nèi)部格式。

圖 3.53  “表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框

第三步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

1. 將表格轉(zhuǎn)變成普通文本

    操作步驟如下：

    第一步：選定要轉(zhuǎn)換的表格；

    第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“轉(zhuǎn)換”下的“將表格轉(zhuǎn)換成文本”命令，彈出“將表格轉(zhuǎn)換成文本”對(duì)話框，如圖 3.54所示；

圖 3.54“將表格轉(zhuǎn)換成文本”對(duì)話框

    第三步：在“文本分隔符”選項(xiàng)框中選擇分隔不同單元格內(nèi)容的文本分隔符；

    第四步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

文本分隔符有多種。如果選擇“段落標(biāo)記”，則轉(zhuǎn)換后使每個(gè)單元格內(nèi)容成為獨(dú)立的文本段落。如果選擇“制表符”、“逗號(hào)”分隔符，則以選擇的分隔符分隔每行各單元格內(nèi)容，且每行成為一個(gè)段落。如果要由用戶指定分隔符，選擇“其它字符”后，在旁邊的文本框鍵入所需的分隔符。

2. 將文本轉(zhuǎn)換成表格

    要轉(zhuǎn)換為表格的文本必須滿足下述要求：在輸入或編輯文本過程中，必須保證要轉(zhuǎn)換為表格的各列間只含有一個(gè)分隔符，分隔符可以是逗號(hào)、空格、制表符、段落標(biāo)記或其它符號(hào)。每行文本輸入完畢，必須按回車鍵。符合上述要求的文本可以轉(zhuǎn)換為表格，操作步驟如下：

    第一步：選定要轉(zhuǎn)換的文本；

第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“轉(zhuǎn)換”下的“將文本轉(zhuǎn)換成表格”命令，彈出對(duì)話框，如圖3.55所示；

圖3.55 “將文本轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框

    第三步：在“列數(shù)”框中鍵入或選擇要轉(zhuǎn)換成表格的列數(shù)；

    第四步：在“分隔文字的位置”選項(xiàng)框中選擇原文本使用的分隔符，以便將該分隔符轉(zhuǎn)換成表格列框線；

    第五步：?jiǎn)螕簟按_定”

在Word97的基礎(chǔ)上，Word2000增添了許多更為強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)功能。因?yàn)樵贠ffice 2000中集成了Microsoft  Internet  Explorer5.0，所以它就具有了網(wǎng)絡(luò)瀏覽器的許多功能。在使用Word2000時(shí)，用戶既可以實(shí)現(xiàn)與其他文檔或網(wǎng)頁(yè)的超級(jí)鏈接，也可以在Internet上傳遞文檔。

Web工具欄是Word2000進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)操作的基礎(chǔ)。在“視圖”菜單中選擇“工具欄”命令，然后在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中單擊Web選項(xiàng)，便會(huì)出現(xiàn)Web工具欄，如圖3.56所示。

圖3.56  Web工具欄

第一行的按鈕從左到右依次為：“返回”、“向前”、“停止當(dāng)前跳轉(zhuǎn)”、“刷新當(dāng)前頁(yè)”、“開始頁(yè)”、“搜索Web”、“收藏夾”、“前往”和“只顯示‘Web’工具欄”。在第二行就是“地址”欄。

其中單擊“前往”按鈕，打開下拉菜單，選擇“設(shè)置‘開始頁(yè)’”命令，出現(xiàn)如圖3.57所示對(duì)話框。根據(jù)自己的需要并依提示單擊“是”或“否”按鈕，就可指定起始頁(yè)，Web起始頁(yè)是指打開Web瀏覽器時(shí)的首頁(yè)，上面包括了一些超級(jí)鏈接。通過此鏈接可以直接轉(zhuǎn)到其他網(wǎng)頁(yè)上。

圖3.57  “設(shè)置‘開始頁(yè)’”對(duì)話框

在Word中可以記錄10個(gè)最近被瀏覽過的文檔，這樣，用戶就可以很方便地再次瀏覽它們。如果要瀏覽前一個(gè)文檔，只需單擊Web工具欄上的“返回”按鈕。如果瀏覽后一個(gè)文檔，只需單擊Web工具欄上的“向前”按鈕。在Web工具欄的“地址”欄的列表中會(huì)記錄下剛剛打開過的文檔地址，只需在下拉列表中直接點(diǎn)選剛打開過的文檔地址即可打開該文檔。如果在打開文檔期間對(duì)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行了修改，那么此時(shí)如果需要更新網(wǎng)頁(yè)，只需單擊Web工具欄上的“刷新”按鈕就可以了。

收藏夾是用來(lái)保存常用Internet上的網(wǎng)頁(yè)或文檔地址的快捷方式。用戶可以方便地向收藏夾中添加網(wǎng)頁(yè)或文檔的地址，也可以通過收藏夾方便的打開經(jīng)常訪問的文檔或網(wǎng)頁(yè)。

超級(jí)鏈接在網(wǎng)絡(luò)中是一個(gè)非?；镜母拍睿ㄟ^超級(jí)鏈接可以輕易實(shí)現(xiàn)同一個(gè)文檔或網(wǎng)頁(yè)中的跳轉(zhuǎn)，也可以在不同的文檔或網(wǎng)頁(yè)間跳轉(zhuǎn)。跳轉(zhuǎn)的目標(biāo)位置可以是在本地計(jì)算機(jī)上，也可以是在Internet上。

在Word 2000的文檔中，超級(jí)鏈接通常以帶下劃線的藍(lán)色字體顯示，單擊后就可實(shí)現(xiàn)跳轉(zhuǎn)。

1. 建立跳轉(zhuǎn)到其他文檔或網(wǎng)頁(yè)的超級(jí)鏈接

欲建立一個(gè)跳轉(zhuǎn)到其他文檔或網(wǎng)頁(yè)的超級(jí)鏈接，具體操作步驟如下：

第一步：選擇文本或圖像以作為超級(jí)鏈接存在的載體。

第二步：?jiǎn)螕簟安迦搿辈藛沃械摹俺?jí)鏈接”命令，打開如圖3.58所示對(duì)話框。

圖 3.58 “插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框

第三步：要鏈接到已有的文檔或Web頁(yè)，就在“鏈接到”項(xiàng)目列表框內(nèi)單擊“原有文件或Web頁(yè)”按鈕。

第四步：在“要顯示的文字”文本框內(nèi)輸入要作為超級(jí)鏈接載體的文字。

第五步：如果想使超級(jí)鏈接鏈接在鼠標(biāo)指向某處時(shí)能有相關(guān)的提示信息，單擊“屏幕提示”按鈕，在出現(xiàn)如圖3.59所示的對(duì)話框中，輸入想要提示的內(nèi)容后單擊“確定”按鈕結(jié)束。

圖3.59  “設(shè)置超級(jí)鏈接屏幕提示”對(duì)話框

第六步：指定超級(jí)鏈接的跳轉(zhuǎn)的目標(biāo)有以下幾種方式：

l         在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”文本框中輸入目標(biāo)文檔或網(wǎng)頁(yè)的路徑。

l         如果要跳轉(zhuǎn)到的目標(biāo)為一個(gè)文件，單擊“文件”按鈕，打開如圖3.60所示對(duì)話框。在此選定一個(gè)本地磁盤或網(wǎng)絡(luò)上的文件，然后單擊“確定”按鈕結(jié)束。

圖 3.60  “鏈接到文件”對(duì)話框

l         如果要跳轉(zhuǎn)到的目標(biāo)為一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，單擊“Web頁(yè)”按鈕啟動(dòng)Internet Explorer5.0。在此窗口打開一個(gè)網(wǎng)頁(yè)。然后將窗口最小化或者直接切換到Word窗口。可以看到剛打開的網(wǎng)頁(yè)名稱已經(jīng)被自動(dòng)添加到了“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框中的“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”的文本框中。

l         如果要跳轉(zhuǎn)到的目標(biāo)是一個(gè)文檔或網(wǎng)頁(yè)中的書簽，首先應(yīng)將此文檔或網(wǎng)頁(yè)的名稱添加到“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”文本框中，然后單擊“書簽”按鈕，打開如圖3.61所示對(duì)話框。在此對(duì)話框中選擇所要跳轉(zhuǎn)的書簽，單擊“確定”按鈕。

圖 3.61  選擇所要跳轉(zhuǎn)的書簽

l         如果要跳轉(zhuǎn)到的目標(biāo)是最近訪問過的網(wǎng)頁(yè)，可以單擊“插入鏈接”按鈕，然后在右邊列出的網(wǎng)頁(yè)中選擇。

第七步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕后，文檔或網(wǎng)頁(yè)中就會(huì)插入一個(gè)超級(jí)鏈接，用帶下劃線的藍(lán)色字體表示

2. 建立跳轉(zhuǎn)到電子郵件地址的超級(jí)鏈接

要建立一個(gè)跳轉(zhuǎn)到電子郵件地址的超級(jí)鏈接，其具體步驟如下：

第一步：選擇作為超級(jí)鏈接載體的文本或圖像。

第二步：在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框中，單擊“鏈接到”項(xiàng)目列表框中的“電子郵件地址”按鈕，則對(duì)話框變成如圖3.62所示。

圖 3.62  單擊“電子郵件地址”按鈕后的“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框

第三步：在“電子郵件地址”文本框內(nèi)輸入一個(gè)電子郵件地址，也可以在“最近用過的電子郵件地址”列表框中選擇一個(gè)。

第四步：在“主題”文本框中輸入電子郵件的主題。

第五步：在“要顯示的文字”文本框內(nèi)輸入要作為超級(jí)鏈接載體的文字，若要添加屏幕提示，單擊“屏幕提示”按鈕，在打開的對(duì)話框內(nèi)輸入提示內(nèi)容。

第六步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕結(jié)束。

Word 2000可以將Word用作電子郵件編輯器，并可以實(shí)現(xiàn)通過電子郵件進(jìn)行Word協(xié)作。Word電子郵件將HTML作為郵件格式，因此擁有兼容HTML的電子郵件閱讀程序的任何人都可以看到具有完全保真度的郵件。與HTML兼容的電子郵件閱讀程序包括Microsoft Outlook、Outlook Express、Eudora、若干Lotus客戶端和若干Netscape客戶端等。

當(dāng)然，這些功能的實(shí)現(xiàn)必須建立在用戶計(jì)算機(jī)有正常的網(wǎng)絡(luò)功能基礎(chǔ)上。

1. 直接將文件作為電子郵件發(fā)送

如果要直接將文件作為電子郵件發(fā)送，可以單擊“常用”工具欄中的“電子郵件”按鈕  ，或者選擇“文件”菜單中的“發(fā)送”命令，從出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中選擇“郵件收件人”命令，出現(xiàn)如圖3.63所示的畫面。Word 2000允許用戶在其電子郵件中創(chuàng)建個(gè)性化的信紙，即用戶可以設(shè)置背景圖形和顏色、字體顏色和樣式，甚至可以應(yīng)用“主題”文本框來(lái)自定義電子郵件。

圖 3.63  直接將文件作為電子郵件發(fā)送

在“收信人”文本框中輸入收信人的電子郵件地址，在“主題”文本框中輸入該郵件的主題，然后單擊“發(fā)送副本”按鈕。

如果收信人安裝了Outlook和Word 2000,受到郵件后就能立刻顯示內(nèi)容。

2. 將文件作為電子郵件的附件發(fā)送

如果要將文件作為電子郵件的附件發(fā)送，可以選擇“文件”菜單中的“發(fā)送”命令，

從出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中選擇“郵件收件人（以附件形式）”命令，出現(xiàn)如圖3.64所示的畫面。將文件以附件方式發(fā)出，收件人可以用Word 2000將其打開。